Приказ №53

 

ПРИКАЗ

от 3 марта 2015 г. N 53

 

об утверждении порядка организации и ведения архивного дела

в управлении федеральной службы государственной регистрации,

кадастра и картографии по москве

 

В целях совершенствования организации работы с управленческой документацией, установления единого порядка подготовки и передачи документов на хранение в отдел архивных документов Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве, а также обеспечения сохранности и учета переданных на хранение документов приказываю:

1. Утвердить Порядок организации и ведения архивного дела в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве (далее - Порядок) согласно приложению.

2. Возложить на начальников отделов Управления персональную ответственность за соблюдение требований Порядка.

3. Признать утратившим силу приказ Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве от 25.05.2012 N 223 "Об утверждении Порядка организации и ведения архивного дела в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

 

Руководитель Управления

И.И. Майданов

 

 

 

 

 

Приложение

к приказу Управления

Федеральной службы

государственной регистрации,

кадастра и картографии по Москве

от 3 марта 2015 г. N 53

 

ПОРЯДОК

ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА В УПРАВЛЕНИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА

И КАРТОГРАФИИ ПО МОСКВЕ

 

Настоящий Порядок разработан в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД, Издательство стандартов, 2003), методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, приказом Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 07.09.2010 N П/491 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии", иными нормативными правовыми актами.

Порядок призван обеспечить организацию и эффективное ведение архивного дела в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве (далее - Управление), а также дополнительно регламентирует организацию документов в делопроизводстве и деятельность отделов Управления по подготовке исполненных документов к последующему хранению.

Применение настоящего Порядка отделами Управления в части сохранности, описания, учета и использования документов, подлежащих хранению в архиве управленческой документации (далее - архив), и документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, является обязательным.

Порядок не распространяется на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".

 

1. Общие положения

 

1.1. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности Управления, составляет его документальный фонд.

1.2. Архивное хранение документов относится к функциям отдела общего обеспечения Управления.

1.3. Прием архивных документов от отделов Управления, обеспечение их учета, сохранности, упорядочения и использования осуществляется сотрудниками отдела общего обеспечения, ответственными за архив.

1.4. Архив представляет собой архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности Управления и организаций-предшественников, которые являлись фондообразователями и имели между собой логически обусловленные связи: подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение.

1.5. Отдел общего обеспечения временно хранит документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России.

1.6. Главархив Москвы осуществляет контроль за обеспечением сохранности, учетом, хранением, комплектованием и использованием документов в архиве в соответствии с Соглашением об отношениях и сотрудничестве Управления и Главархива Москвы от 08.06.2010 N 31.

 

2. Основные задачи, функции, права

 

2.1. Основными задачами являются:

- комплектование архива документами, образовавшимися в деятельности Управления;

- учет и обеспечение сохранности документов;

- создание научно-справочного аппарата к документам архива;

- использование хранящихся в архиве документов;

- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на хранение в Государственный архив в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой Российской Федерации и Главархивом Москвы.

2.2. В целях выполнения задач по формированию архива отдел общего обеспечения осуществляет следующие функции:

- осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в отделах Управления;

- принимает упорядоченные документы от отделов Управления;

- учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

- создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

- проводит экспертизу ценности документов и представляет на заседание экспертной комиссии (далее - ЭК) Управления архивные описи дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;

- осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет использования;

- участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу Управления.

2.3. Для выполнения основных задач и функций по формированию архива отдел общего обеспечения имеет право:

- требовать от отделов своевременной передачи документов в упорядоченном состоянии;

- контролировать применение правил в работе с документами в отделах;

- запрашивать от отделов необходимые для работы сведения;

- участвовать в мероприятиях по вопросам архивного дела и документационного обеспечения, проводимых Федеральной архивной службой России и Главархивом Москвы.

 

3. Ответственность

 

3.1. Отдел общего обеспечения несет ответственность за следующие нарушения:

- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

- утрату и несанкционированное уничтожение документов;

- необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу при ликвидации организации или изменении формы собственности;

- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

 

4. Комплектование архива

 

4.1. Комплектование архива Управления - это систематическое пополнение архива законченными делопроизводством документами отделов.

4.2. Комплектование архива включает:

- определение состава документов, подлежащих приему в архив;

- организацию передачи документов в архив на постоянное хранение.

4.3. Документы передаются в архив на хранение по акту приема-передачи установленной формы (приложение 15).

4.4. Основным документом, обеспечивающим организацию документов в делопроизводстве, их учет, сохранность и оформление, является сводная номенклатура дел Управления.

 

5. Экспертиза ценности документов

 

5.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

5.2. Экспертиза ценности документов в Управлении проводится:

- в отделе общего обеспечения при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению;

- ответственными за архив сотрудниками в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.

5.3. Экспертиза ценности документов в Управлении проводится на основании:

- действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению Управления;

- сводной номенклатуры дел Управления;

- нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и Главархива Москвы в области архивного дела;

- Порядка проведения экспертизы ценности документов экспертной комиссией Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве, утвержденного приказом Управления от 26.01.2015 N 16;

- Положения о постоянно действующей экспертной комиссии Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве, утвержденного приказом Управления от 26.01.2015 N 15.

 

6. Состав документов, подлежащих передаче в архив

 

6.1. Архив Управления комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

6.2. В архив передаются также документы организаций-предшественников.

 

7. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

 

7.1. Оформление дел.

7.1.1. Оформление дел проводится сотрудниками, отвечающими за делопроизводство в отделах Управления, в обязанности которых входит ведение и формирование документов в соответствии с номенклатурой дел, при методической помощи сотрудников, ответственных за архив.

7.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

7.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

- систематизацию документов внутри дела в хронологическом порядке;

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов дела;

- составление листа-заверителя;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов;

- оформление обложки дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение крайних дат, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

7.2. Переплет дел.

7.2.1. Документы, составляющие дела постоянного хранения, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

7.2.2. Дела постоянного хранения и по личному составу хранятся в закрытых твердых папках или в архивных коробах.

7.2.3. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

7.2.4. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела по мере необходимости - бланк внутренней описи документов дела.

7.3. Нумерация листов дел.

7.3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

7.3.2. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

7.3.3. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

7.3.4. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

7.3.5. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

7.3.6. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

7.3.7. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке.

7.3.8. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

7.3.9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов.

7.4. Составление листа-заверителя.

7.4.1. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе.

7.4.2. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 6):

- количество пронумерованных листов дела указывается цифрами и прописью;

- отдельно указывается количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела: наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;

- лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

7.4.3. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

7.5. Внутренняя опись документов дела.

7.5.1. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых диктуется спецификой данной документации, а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

7.5.2. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 7), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов.

7.5.3. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

7.5.4. Изменения состава документов дела (изъятия, включение документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи.

7.6. Оформление обложки дела.

7.6.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 8), в которой указываются наименование организации, отдела, индекс дела согласно номенклатуре, архивный шифр дела, заголовок дела.

7.6.2. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела Управления будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

7.6.3. Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел Управления, согласованной с ЦЭПК Главархива Москвы. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

7.6.4. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

7.6.5. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

7.6.6. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.

7.6.7. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

7.6.8. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительные документы (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты регистрации или составления самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

7.6.9. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут календарные даты первой и последней записей в журнале.

7.6.10. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

7.6.11. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

7.6.12. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

 

8. Составление и оформление описей дел

 

8.1. Опись.

8.1.1. Для обеспечения комплектования архива в Управлении на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

8.1.2. Опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

8.1.3. Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

8.1.4. Отдельная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись.

8.1.5. Обязательным элементом оформления описи является титульный лист (приложение 9). На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

- название фонда;

- номер фонда;

- номер описи;

- название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

- крайние даты дел, включенных в опись.

8.1.6. Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела Управления.

8.1.7. К законченной описи обязательно составляется предисловие, а также (по необходимости) оглавление и список сокращенных слов при наличии последних.

8.1.8. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.

8.1.9. Описи дел постоянного хранения и по личному составу подлежат рассмотрению ЭК Управления, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен.

8.1.10. Согласованные описи направляются на рассмотрение ЦЭПК Главархива Москвы в количестве четырех экземпляров.

8.1.11. После утверждения описей ЦЭПК Главархива Москвы следует утверждение руководителем Управления, затем три экземпляра описи в качестве контрольных передаются в Главархив Москвы, один экземпляр остается в Управлении.

8.1.12. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта (приложение 4) производится после подготовки описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел. Акты утверждаются руководителем Управления после согласования описей дел за этот период ЦЭПК Главархива Москвы.

8.2. Предисловие к описи дел.

8.2.1. К описям дел постоянного хранения и по личному составу составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат описи.

8.2.2. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи, а также:

- дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел;

- указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;

- отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию;

- дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях;

- освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

8.2.3. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и начальником отдела общего обеспечения.

8.3. Оглавление описи дел.

8.3.1. Оглавление составляется, если в описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, объемный справочный аппарат.

 

КонсультантПлюс: примечание.

Нумерация подпунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.

 

9.3.2. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

 

9. Порядок передачи документов в архив Управления

 

9.1. Передача дел в отдел общего обеспечения осуществляется ежегодно по графику, утвержденному приказом руководителя Управления.

9.2. Передача дел в отдел общего обеспечения осуществляется на основании акта приема-передачи установленной формы (приложение 15).

9.3. В период подготовки дел отделом к передаче в архив Управления сотрудниками отдела общего обеспечения, ответственными за архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в акт приема-передачи, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.

9.4. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники отдела обязаны устранить.

9.5. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

9.6. Прием каждого дела производится специалистом, ответственным за хранение документов в архиве, в присутствии работника передающего документы отдела.

9.7. Дела, увязанные в связки, доставляются в архив сотрудниками передающих документы отделов.

 

10. Организация документов в пределах архивного фонда

 

10.1. Учетно-классификационная единица хранения.

10.1.1. В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов.

10.1.2. Единицы хранения должны быть описаны, систематизир

Как мы работаем

Заявка

Заказчик делает заявку по телефону, электронной почте или через наш сайт.

Обратная связь

Менеджер нашей компании связывается с заказчиком и согласовывает объем и специфику предстоящих работ.

Договор

Заключаем необходимый договор со сроками его выполнения.

Работы

После заключения договора выполняем все необходимые работы.

Отчет

Составляем детальный отчёт о проделанных работах.

Оплата

После оказания необходимых услуг или работ заказчику выставляется счёт на оплату.

В Новый год с новым архивом

Заказывая архивные услуги до 31.12.2017 Вы получаете скидку 20 %

Больше архивных работ - дешевле сумма договора.

При большом заказе скидка 3% на архивные работы

Новости

Архивы России к 100-летию Октябрьской революции

Годовщина революции дает возможность россиянам ознакомиться с новыми документами

Все новости

Статьи

Частный архивариус или архивная компания: что выгоднее?

При выборе стоит взвесить все «за» и «против»

Все статьи

Нормативные документы

Распоряжение ФНС России от 13.02.2017 N 22@ (ред. от 31.05.2017)

Об утверждении Плана мероприятий Федеральной налоговой службы по расширению электронного документооборота на 2017 - 2018 годы

Распоряжение Главархива МО от 08.12.2017 N 163-р

О проведении Московского областного конкурса юношеских учебно-исследовательских работ "Юный архивист" в 2018 году

Все документы