Приложение №3 к Приказу об организации работы архива федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии
Заказать услугу
Порядок
ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок разработан в целях оказания методической помощи структурным подразделениям центрального аппарата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (далее — структурные подразделения) при подготовке и передаче дел в архив Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (далее — Архив).
1.2. Порядок распространяется на дела с несекретными документами и документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.
1.3. Перечень дел, передаваемых в Архив, определяется номенклатурой дел Росреестра, а также Положением об Архиве.
1.4. Подготовка документов к передаче в Архив включает проведение экспертизы ценности документов, вошедших в дела в процессе их формирования, оформление дел, составление описей дел.
2. Экспертиза ценности документов, включенных в дела
в процессе их формирования
2.1. Экспертиза ценности документов, включенных в дела в процессе их формирования, при подготовке дел для передачи в Архив заключается в проверке надлежащего оформления и полноты формирования дел, законченных делопроизводством, а также соответствия сроков хранения документов и дела.
2.2. Экспертиза ценности документов проводится сотрудниками Росреестра, входящими в состав Центральной экспертной комиссии Росреестра, путем полистного просмотра дел.
2.3. При проведении экспертизы подлежат изъятию из дела не относящиеся к нему документы, а также черновики, проекты, размноженные копии документов, личные записи. В дело включается по одному экземпляру каждого документа.
2.4. Документы внутри дела располагаются в логической или хронологической последовательности решения вопроса. Наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов в делах, сдаваемых в Архив.
2.5. В дела с перепиской документы подшиваются по дате инициативного (исходящего или входящего) документа. При этом ответный (входящий или исходящий) документ помещается после инициативного.
2.6. Формирование дел с документами, над которыми работало несколько структурных подразделений, оформление и передача их в Архив осуществляются тем структурным подразделением, которое является ответственным исполнителем по данному вопросу.
2.7. Приложение к документу должно быть помещено в дело вместе с документом, к которому оно относится. В случае отсутствия приложения на обороте последнего листа документа необходимо сделать отметку о причине его отсутствия или указать его местонахождение.
Допускается подшивка в отдельное дело приложения, если объем документа и приложения к нему превышает 200 листов.
2.8. Формирование личных дел государственных гражданских служащих и лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами о порядке ведения личных дел.
3. Оформление дел
3.1. Оформление дел включает в себя комплекс работ по их обработке и проводится сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурном подразделении.
3.2. Дела, передаваемые в Архив, подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает:
нумерацию листов в деле (подпункт 3.2.1);
составление внутренней описи документов дела (подпункт 3.2.2);
подшивку дела (подпункт 3.2.3);
составление листа-заверителя (заверительной надписи) дела (подпункт 3.2.4);
оформление обложки дела (подпункт 3.2.5).
3.2.1. Нумерация листов в деле осуществляется в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в деле.
Объем каждого дела не должен превышать 200 листов.
Чистый лист, который подшивается в начале дела перед внутренней описью, и лист-заверитель (последний лист дела) не нумеруются. Нумерация начинается с первого листа первого документа, расположенного после внутренней описи, подшитого в дело, на котором проставляется цифра «1».
Все листы дела (в том числе и нестандартные, например с резолюциями) нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа арабскими цифрами валовой (последовательной) нумерацией.
Нельзя нумеровать листы чернилами и цветными карандашами. Нестандартные большие (сложенные) листы разворачиваются и нумеруются также в правом верхнем углу (нельзя проставлять номер на обороте листа). Если текст документа расположен с двух сторон листа, то нумеруется лист, а не страница документа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно, то есть нумерация в каждом томе начинается с листа 1.
В случае пропуска номеров листов (не более двух) при нумерации допускается употребление литерных номеров (с добавлением буквы). Например: в деле после листа 10 перед листом 11 один лист оказался непронумерованным. В таком случае этот лист будет иметь литерный номер 10а. Если один номер ошибочно повторился на нескольких листах, то второй и последующий листы будут иметь литерные номера. Например: после листа 10 пронумерованы два листа подряд под номером 11, следовательно второй лист будет литерный — 11а.
3.2.2. Для учета и поиска документов в деле составляется внутренняя опись, в которую включаются сведения о документе или группе документов по одному вопросу.
Внутренняя опись печатается на одной стороне листа (без оборота) и помещается в начале дела после чистого листа. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию. Номера листов (второй и последующий) проставляют посередине верхнего поля листа.
Внутренняя опись составляется по установленной форме и содержит графы со сведениями о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках, номерах листов дела, на которых расположен документ, об ответственных за формирование и оформление дела (Приложение N 1 к настоящему Порядку).
В графе 1 арабскими цифрами указывается порядковый номер документа.
В графе 2 указывается индекс документа, то есть регистрационный номер (входящий или исходящий).
В графе 3 указывается дата регистрации документа, которая оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами (например: дата 3 января 2004 года пишется 03.01.2004).
В графе 4 указывается заголовок документа. Если в документе есть заголовок, то он переносится во внутреннюю опись, если он отсутствует, то составляется аннотация, отражающая основное содержание документа.
В графе 5 указываются номера первого и последнего листов документа в деле через тире (например: 3 — 5).
В графу 6 вносятся примечания к документу, если они имеются (например: ДСП или пишется слово «Копия» (без кавычек).
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество включенных в нее документов (последний порядковый номер графы 1) и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается сотрудником, ответственным за оформление дела, с указанием должности, инициалов, фамилии, даты составления описи, а для дел контрольных мероприятий — также и ответственным за формирование дела сотрудником (ответственный за полный состав документов в деле и их систематизацию).
Ниже указанных подписей ставится штамп со словом «В дело», на котором расписывается начальник структурного подразделения.
3.2.3. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку двумя шнурками. Для прокола дырок можно использовать как дырокол на четыре прокола, так и два больших дырокола с регуляторами. В одном дыроколе устанавливается регулятор для прокола двух верхних дырок, в другом — для двух нижних дырок.
Дырки на листах дела должны соответствовать дыркам на гребешках (выступы с дырками) обложки. Затем один шнурок последовательно протягивается в две верхние дырки левого гребешка обложки, листов дела и правого гребешка, а второй шнурок последовательно протягивается в две нижние дырки левого гребешка обложки, листов дела и правого гребешка обложки. Каждый шнурок завязывается на узел и бант.
На обороте последнего листа последнего документа последнего тома дела проставляется штамп с надписью «В архив», на котором расписывается начальник структурного подразделения.
3.2.4. Для фиксации количества листов в деле и особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела на отдельном листе-заверителе (Приложение N 2 к настоящему Порядку), подшиваемом в конце дела.
В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» (плюс) количество листов внутренней описи.
Если в деле есть литерные и пропущенные листы, то их номера (а не их количество) указываются в заверительной надписи. Литерные листы добавляются к номеру последнего листа дела, пропущенные при нумерации листы отнимаются, а в листе-заверителе указывается фактическое количество листов дела. Например: в деле листы пронумерованы и последний лист дела 215. При этом в деле есть литерные листы 10а, 106а и пропущен лист 150. Фактически в деле находится 215 плюс два литерных листа минус один пропущенный лист, всего 216 листов.
Заверительная надпись делается и подписывается лицом, ответственным за оформление дела, с указанием его должности, инициалов и фамилии, а также даты составления. При необходимости указываются особенности физического состояния и формирования дела (наличие крупноформатных листов, повреждений и т.д.).
В заверительную надпись исправления вносить нельзя.
3.2.5. Обложка оформляется по установленной форме (Приложение N 3 к настоящему Порядку). На обложке дела указываются: наименование организации (учреждения); наименование структурного подразделения центрального аппарата Росреестра; индекс (номер) дела; номер тома; заголовок дела; даты дела (начато, окончено); количество листов в деле; срок хранения дела; исполнитель и делопроизводитель.
Наименование организации (учреждения) указывается полностью (без сокращений) в именительном падеже.
Наименование структурного подразделения указывается полностью в именительном падеже в соответствии со структурой и штатным расписанием, утвержденным приказом Росреестра, действовавшим в том году, за который дела сдаются в Архив.
Индекс дела переносится из номенклатуры дел.
Номер тома указывается только в случае, если дело состоит из нескольких томов.
Заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел. При необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.д.).
При оформлении дат дела (начато, окончено) проставляются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего (первого) и самого позднего (последнего) документов, включенных в дело.
Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке указываются крайние даты каждого тома.
При обозначении дат дела указываются последовательно число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом, например: 10 ноября 2000 г.
Количество листов в деле переносится из заверительной надписи.
Срок хранения переносится из номенклатуры дел.
На обложке указываются фамилия и инициалы исполнителя — сотрудника, ответственного за формирование дела, и делопроизводителя — сотрудника, ответственного за оформление дела.
Надписи на обложке следует производить четко, черными светостойкими чернилами или черной тушью.
4. Составление описей дел
4.1. На дела, подготовленные для передачи в Архив, после их оформления составляются описи дел раздельно по каждому году. На дела постоянного и временного хранения, на личные дела описи составляются отдельно.
4.2. Перед внесением дел в опись проверяется соответствие количества оформленных дел для сдачи в Архив количеству заведенных дел по номенклатуре дел структурного подразделения. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, принимаются меры по их розыску.
На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается начальником структурного подразделения центрального аппарата Росреестра и передается вместе с описью в Архив.
4.3. Описи дел составляются в двух экземплярах сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурном подразделении.
4.4. Описи дел составляются по установленной форме (Приложение N 4 к настоящему Порядку) с соблюдением следующих требований:
дела в описи располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, и если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
порядок нумерации дел в описи — валовый (последовательный) за несколько лет.
4.5. Номер описи устанавливается Архивом.
4.6. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, фамилии, инициалов и утверждается начальником структурного подразделения.
4.7. Ниже подписи составителя указываются ответственные лица, сдавшие и принявшие дела в Архив.
5. Передача дел в Архив
5.1. При передаче дел в Архив один экземпляр описи дел передается вместе с делами в Архив, второй остается в структурном подразделении.
5.2. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленному Административным управлением и утвержденному руководителем Росреестра.
Приложение N 1
к Порядку подготовки и передачи
дел в архив Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
документов дела N ______
N п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
|
|
|
|
|
|
Итого __________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________ листов
(цифрами и прописью)
Наименование должностного лица, ______________________________________
составившего внутреннюю опись (подпись) (расшифровка подписи) (дата)
Приложение N 2
к Порядку подготовки и передачи
дел в архив Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
В деле подшито и пронумеровано ___________________________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
В том числе: литерные листы ___________ пропущенные номера _______________
+ листов внутренней описи ________________________________
(цифрами и прописью)
Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
1 | 2 |
|
|
Наименование должностного лица ________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи) (дата)
Приложение N 3
к Порядку подготовки и передачи
дел в архив Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
Федеральная служба государственной регистрации,
кадастра и картографии
┌────────────────┐
│Ф. N _________ │
│Оп. N _________ │
│Д. N _________ │
└────────────────┘
___________________________________________
(название структурного подразделения)
ДЕЛО N _______ ТОМ N ________ _________________________
(заголовок дела)
Начато ___________ Окончено __________
На ____ листах
Срок хранения: _________
Исполнитель __________ Ф.И.О. Делопроизводитель ___________ Ф.И.О.
┌────────────────┐
│Ф. N _________ │
│Оп. N _________ │
│Д. N _________ │
└────────────────┘
Приложение N 4
к Порядку подготовки и передачи
дел в архив Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
Федеральная служба государственной регистрации,
кадастра и картографии
_________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Начальник структурного
подразделения центрального
аппарата Росреестра
__________________________
(подпись)
__________________________
(дата)
дел постоянного хранения за 2014 год
N п/п | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Кол-во листов в деле (томе, части) | Примечание |
1 | 2 |
