Распоряжение Главархива МО от 03.12.2012 № 79-р
Заказать услугуГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 3 декабря 2012 г. N 79-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ИСПОЛНЕНИЯ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «ОРГАНИЗАЦИЯ КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА,
ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ, А ТАКЖЕ ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ»
В соответствии с постановлением Правительства Московской области от 25.04.2011 N 365/15 «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг центральными исполнительными органами государственной власти Московской области, государственными органами Московской области»:
Утвердить прилагаемый Административный регламент исполнения государственной функции «Организация комплектования, учета, хранения и использования архивных документов Архивного фонда Московской области, а также других архивных документов».
Начальник
Главного управления
П.М. Петров
Утвержден
распоряжением
Главного архивного управления
Московской области
от 3 декабря 2012 г. N 79-р
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ИСПОЛНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «ОРГАНИЗАЦИЯ
КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ
ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ, А ТАКЖЕ
ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ»
I. Общие положения
Предмет регулирования
1. Предметом регулирования настоящего Административного регламента являются взаимоотношения, возникающие при осуществлении Главным архивным управлением Московской области (далее — Главное управление) деятельности по организации комплектования, учета, хранения и использования архивных документов Архивного фонда Московской области, а также других архивных документов.
2. Исполнение государственной функции по организации комплектования, учета, хранения и использования архивных документов Архивного фонда Московской области, а также других архивных документов осуществляет Главное управление.
Непосредственное комплектование, учет, хранение и использование архивных документов Архивного фонда Московской области, а также других архивных документов осуществляют государственные учреждения, подведомственные Главному архивному управлению Московской области: государственное казенное учреждение Московской области «Центральный государственный архив Московской области», государственное казенное учреждение Московской области «Московский областной архивный центр», государственное бюджетное учреждение Московской области «Государственный архив историко-политических документов Московской области», муниципальные архивы в Московской области (далее — учреждения).
Перечень нормативных правовых актов, непосредственно
регулирующих исполнение государственной функции
3. Нормативные правовые акты, непосредственно регулирующие исполнение государственной функции:
Федеральный закон от 27.04.1993 N 4866-1 «Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан» (ред. от 09.02.2009) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 51, ст. 4970; 2009, N 7, ст. 772, «Российская газета», 1993, N 89);
Федеральный закон от 21.07.1997 N 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» (ред. от 28.07.2012) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 30, ст. 3594, Российская газета, N 145, 30.07.1997);
Федеральный закон от 06.10.1999 N 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» (ред. от 02.05.2012) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, N 42, ст. 5005, «Российская газета», N 206, 19.10.1999);
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 27.07.2010) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (ред. от 27.07.2010, с изм. от 18.07.2012) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; N 31, ст. 4196);
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 06.04.2011, с изм. от 21.07.2011) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 305);
Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ (ред. от 28.07.2012) «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Российская газета», N 168, 30.07.2010, «Собрание законодательства Российской Федерации», 02.08.2010, N 31, ст. 4179; 2011, N 15, ст. 2038);
Основы законодательства Российской Федерации о культуре, утвержденные Верховным Советом Российской Федерации от 09.10.1992 N 3612-1 («Российская газета», 1992, N 248);
распоряжение Правительства Российской Федерации от 25.04.2011 N 729-р «Об утверждении перечня услуг, оказываемых государственными и муниципальными учреждениями и другими организациями, в которых размещается государственное задание (заказ) или муниципальное задание (заказ), подлежащих включению в реестры государственных или муниципальных услуг и предоставляемых в электронной форме» («Российская газета», N 93, 29.04.2011, Собрание законодательства Российской Федерации, 02.05.2011, N 18, ст. 2679);
Закон Московской области N 164/2006-ОЗ от 05.10.2006 «О рассмотрении обращений граждан» (ред. от 17.11.2011) («Ежедневные новости. Подмосковье», 11.10.2006, N 189);
Закон Московской области N 65/2007-ОЗ от 25.05.2007 «Об архивном деле в Московской области» (в ред. от 16.09.2011) («Ежедневные новости. Подмосковье», 02.06.2007, N 97);
приказ Росархива от 11.03.1997 N 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 08.07.1997, регистрационный N 1344);
приказ Росархива от 06.07.1998 N 51 «Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 16.12.1998, регистрационный N 1660);
приказ Росархива от 23.10.2000 N 64 «Об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах»;
Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (М., 2003);
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27.02.1998 N 28 (М., ИПК Издательство стандартов, 1998);
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (по заключению Минюста России данный документ в государственной регистрации не нуждается — письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД) (М., ИПК Издательство стандартов, 2003);
Устав государственного казенного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области», утвержденный распоряжением Главного архивного управления Московской области от 23.11.2011 N 55-р;
Устав государственного казенного учреждения Московской области «Московский областной архивный центр», утвержденный распоряжением Главного архивного управления Московской области от 23.11.2011 N 55-р;
Устав государственного бюджетного учреждения Московской области «Государственный архив историко-политических документов Московской области», утвержденный распоряжением Главного архивного управления Московской области от 07.12.2011 N 61-р;
распоряжение Главного архивного управления Московской области от 14.11.2011 N 50-р «Об утверждении Стандарта качества государственной услуги (работы) «Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, поступивших в Учреждение», предоставляемой (выполняемой) государственными учреждениями Московской области, находящимися в ведомственном подчинении Главного архивного управления Московской области»;
распоряжение Главного архивного управления Московской области от 28.12.2011 N 67-р «Об утверждении Прейскуранта цен на работы (услуги), оказываемые государственными учреждениями Московской области, подведомственными Главному архивному управлению Московской области» (в ред. распоряжения Главного архивного управления Московской области от 14.06.2012 N 34-р).
Результат исполнения государственной функции
4. Результатом исполнения государственной функции является:
комплектование, учет, хранение и использование архивных документов, входящих в состав Архивного фонда Московской области;
комплектование, учет, хранение и использование архивных документов по личному составу и временного хранения организаций, не имеющих правопреемника, действовавших на территории Московской области.
II. Требования к порядку исполнения государственной функции
Порядок информирования об исполнении государственной функции
5. Информация о месте нахождения и графике работы Главного архивного управления Московской области, его структурных подразделений, организаций, участие которых необходимо при исполнении государственной функции: сведения указаны в приложении N 1.
6. Справочные телефоны структурных подразделений Главного архивного управления Московской области: 8 (495) 318-03-64, 8 (499) 610-59-75.
7. Адрес официального сайта Главного архивного управления Московской области в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, содержащего информацию о порядке исполнения государственной функции: http://gau.mosreg.ru. Электронный адрес Главного архивного управления Московской области для направления электронной почты: archive@mosreg.ru.
Консультации по вопросам исполнения государственной функции предоставляются должностными лицами Главного управления или учреждений (далее — должностные лица).
При ответах на телефонные звонки и устные обращения граждан должностные лица подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности должностного лица, принявшего телефонный звонок.
Если суть поставленного в телефонном звонке вопроса не относится к компетенции должностного лица, принявшего телефонный звонок, звонок должен быть переадресован (переведен) на специалиста с необходимой компетенцией, или гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию, или ему может быть предложено изложить суть обращения в письменной форме.
Должностные лица, осуществляющие прием и консультирование (лично или по телефону), обязаны относиться к обратившимся гражданам корректно и внимательно, не унижая их чести и достоинства.
Сведения о размере платы за услуги участвующих
в исполнении государственной функции
8. За исполнение государственной функции плата не взимается.
Срок исполнения государственной функции
9. Сроки исполнения государственной функции.
9.1. Хранение и учет архивных документов, поступивших в учреждения:
Документы Архивного фонда Московской области хранятся без определения срока (бессрочно) и все время находятся на государственном учете.
Документы по личному составу хранятся 75 лет и в течение срока хранения находятся на государственном учете.
Документы временного срока хранения, поступившие на хранение в учреждения, хранятся до истечения установленных сроков хранения.
9.2. Комплектование архивных документов, поступивших в учреждения:
с момента истечения сроков временного хранения:
для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Московской области документов органов государственной власти, иных государственных органов Московской области и организаций Московской области — 10 лет;
документы территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории Московской области, — 15 лет;
для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Московской области отдельных видов архивных документов:
записей актов гражданского состояния — 100 лет;
документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
технологической и конструкторской документации — 20 лет;
патентов на изобретения, полезную модель, промышленный образец — 20 лет;
научной документации — 15 лет;
кино-, фотодокументов — 5 лет;
видео-, фонодокументов — 3 года.
9.3. Использование архивных документов, поступивших в учреждения:
В соответствии со сроками хранения документов. 30 календарных дней со дня регистрации запроса, если иной срок не установлен законодательством.
III. Административные процедуры
10. Прием документов Архивного фонда Московской области от источников комплектования осуществляется учреждениями в соответствии с планом-графиком.
Внеплановый прием документов Архивного фонда Московской области, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования и отсутствия его правопреемника или в случае угрозы сохранности архивных документов.
11. Архивные документы принимаются в учреждения в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы и уникальные документы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих указанные документы.
12. При приеме архивных документов проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы и проверка наличия комплектности учетных документов.
13. Документы Архивного фонда Московской области принимаются в учреждения по утвержденным Экспертно-проверочной комиссией Главного управления (далее — ЭПК) описям дел, документов; документы по личному составу — по согласованным ЭПК описям дел, документов; архивные документы с неистекшими сроками временного хранения — по сдаточным описям.
14. Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. Во всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в учреждение. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая заверительная запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов.
15. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в учреждении, другой — в организации, передающей документы.
Вместе с архивными документами в учреждение передаются три экземпляра описи дел, документов.
16. При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре фондообразователя.
17. Прием архивных документов на временное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение и производится по сдаточной описи.
18. Документы от граждан поступают в учреждение и включаются в состав Архивного фонда Московской области по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.
19. Прием документов от граждан в учреждения осуществляется на основании решения ЭПК Главного управления по результатам рассмотрения заключения о научно-исторической ценности документов личного происхождения и сдаточной или оценочной описи и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.
20. При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении учреждением документов от граждан, а также возврате по результатам экспертизы ценности владельцу их части из числа находившихся в архиве составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в учреждении, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.
21. Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) — негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект); фотодокументы — негатив, контрольный фотоотпечаток; фонодокументы и видеодокументы — оригинал и копия. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для кинодокументов — монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов — аннотация; для фонодокументов — сопроводительная документация; для видеодокументов — акты технического состояния.
22. Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.
23. Прием секретных документов от источников комплектования осуществляется в соответствии с законодательством Московской области о государственной тайне по акту и отдельным описям дел, документов.
24. При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Московской области, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в учреждения в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и учреждением. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке.
25. Последовательность процедур хранения, учета и использования архивных документов установлена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 (блок-схема — приложение N 2 — не приводится).
26. Формы документов, указанных в пунктах 3.1-3.15, установлены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19.
IV. Порядок и формы контроля за исполнением
административного регламента осуществления
государственной функции
27. Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений настоящего Административного регламента, а также иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к осуществлению государственной функции, осуществляется начальником Главного архивного управления Московской области.
28. Текущий контроль со стороны Главного архивного управления Московской области осуществляется путем проведения проверок соблюдения ответственными должностными лицами положений настоящего Административного регламента.
29. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Порядок и периодичность осуществления плановых проверок полноты и качества осуществления государственной функции устанавливаются планом основных мероприятий Главного архивного управления Московской области. Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.
30. За несоблюдение положений настоящего Административного регламента должностные лица, принимающие участие в исполнении государственной функции, несут ответственность в соответствии с должностными регламентами, а также в соответствии с законодательством Российской Федерации и Московской области.
V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа, осуществляющего
государственную функцию, а также должностных лиц
31. Информация для заявителя о его праве на досудебное (внесудебное) обжалование принятых решений и действий (бездействия) Главного архивного управления Московской области и его должностных лиц при осуществлении государственной функции.
32. Жалобы подаются заявителями в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме по почте, на личном приеме у начальника Главного архивного управления Московской области и его заместителей, по информационным системам общего пользования или через специальный раздел на интернет-сайте Главного архивного управления Московской области.
33. Жалоба должна содержать:
наименование Главного архивного управления Московской области, должность, фамилию, имя и отчество должностного лица (если они известны), решение и действие (бездействие) которых обжалуются;
фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), сведения о месте жительства заявителя — физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя — юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Главного архивного управления Московской области, должностного лица;
доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Главного архивного управления Московской области, должностного лица. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
34. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования.
Заявитель может обратиться с жалобой в Главное архивное управление Московской области, в том числе в следующих случаях:
нарушение срока осуществления государственной функции;
требование у заявителя документов, не предусмотренных Административным регламентом и нормативными правовыми актами Российской Федерации, Московской области для осуществления государственной функции;
отказ в приеме у заявителя документов, предоставление которых предусмотрено настоящим Административным регламентом;
требование с заявителя при осуществлении государственной функции, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, Московской области;
отказ Главного архивного управления Московской, должностного лица в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате осуществления государственной функции документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
35. Сроки рассмотрения жалобы.
Жалоба, поступившая в Главное архивное управление Московской области, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа должностного лица в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений — в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
36. Результат досудебного (внесудебного) обжалования.
36.1. По результатам рассмотрения жалобы Главное архивное управление Московской области принимает одно из следующих решений:
удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате осуществления государственной функции документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, Московской области, а также в иных формах;
отказывать в удовлетворении жалобы.
36.2. Не позднее одного дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 36.1 настоящего Административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
36.3. В случаях установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
