10 типичных ошибок при составление описи в архиве

Опись дел в архиве служит базой для формирования других элементов справочной системы – каталогов, путеводителей, указателей или обзоров. Именно поэтому качество и безошибочность составления описи – определяющие параметры ее создания.

1. Обязательные данные в описи:

  • порядковый номер дела;
  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • дата дела;
  • количество листов;
  • срок хранения. 

2. Неверный заголовок

Заголовок дела должен вноситься в опись архива в полном соответствии с официально принятой схемой систематизации, которая основывается на номенклатуре дел.

3. Несоблюдение порядка нумерации

Каждое дело в описи для сдачи в архив должно иметь самостоятельный порядковый номер. Если дело включает в себя несколько частей или томов, то каждая из них должна быть внесена в опись под отдельным номером.

4. Ошибки в графах

Графы описи должны быть заполнены в точном соответствии с той информацией, которая вынесена на обложку дела.

5. Неверное написание одинаковых заголовков

Если в опись архива вносится подряд несколько дел, имеющих одинаковые заголовки, то полностью следует писать только заголовок первого дела. Все остальные дела озаглавливаются словами «То же».

6. Отметки в графе "Примечания":

  • о приеме или передаче дел;
  • об особенностях физического состояния дела;
  • о наличии копий и т.д.

7. Ошибки при систематизации

Опись документов в архив должна быть систематизирована по хронологии, а внутри самой хронологии – по структуре учреждения.

8. Документы должны располагаться в следующем порядке:

  • приказы по личному составу;
  • личные карточки;
  • трудовые договоры;
  • расчетные платежные ведомости и лицевые счета;
  • реестры о доходах физических лиц.

9. Неверное составление итоговой записи

Опись документов, передаваемых в архив, должна оканчиваться итоговой записью. В ней указывается количество дел, их первый и последний порядковые номера, а также наличие литерных или пропущенных номеров.

10. Ошибки при заверении

Опись для сдачи в архив должна быть подписана ее составителем с указанием наименования его должности и утверждена руководителем структурного подразделения.

Используйте наш опыт

Очевидно, что для составления описи архива необходим большой опыт и высокая квалификация архивиста. Это не просто перепись документов, а объемный труд, требующий глубоких знаний. Поэтому при попытках самостоятельного выполнения описи документов неизбежны ошибки, которые в будущем могут привести к нежелательным последствиям.

Не экономьте на архивистах

Во избежание таких ошибок лучше всего воспользоваться помощью профессионалов архивной компании. Их богатый практический опыт и обширные знания станут гарантией того, что вся ваша документация будет храниться в полном соответствии с требованиями законодательства. Правильная опись дел в архиве послужит вам отличным подспорьем в работе.

Как мы работаем

Заявка

Заказчик делает заявку по телефону, электронной почте или через наш сайт.

Обратная связь

Менеджер нашей компании связывается с заказчиком и согласовывает объем и специфику предстоящих работ.

Договор

Заключаем необходимый договор со сроками его выполнения.

Работы

После заключения договора выполняем все необходимые работы.

Отчет

Составляем детальный отчёт о проделанных работах.

Оплата

После оказания необходимых услуг или работ заказчику выставляется счёт на оплату.

В Новый год с новым архивом

Заказывая архивные услуги до 31.12.2017 Вы получаете скидку 20 %

Больше архивных работ - дешевле сумма договора.

При большом заказе скидка 3% на архивные работы

Новости

Архивы России к 100-летию Октябрьской революции

Годовщина революции дает возможность россиянам ознакомиться с новыми документами

Все новости

Статьи

Частный архивариус или архивная компания: что выгоднее?

При выборе стоит взвесить все «за» и «против»

Все статьи

Нормативные документы

Распоряжение ФНС России от 13.02.2017 N 22@ (ред. от 31.05.2017)

Об утверждении Плана мероприятий Федеральной налоговой службы по расширению электронного документооборота на 2017 - 2018 годы

Распоряжение Главархива МО от 08.12.2017 N 163-р

О проведении Московского областного конкурса юношеских учебно-исследовательских работ "Юный архивист" в 2018 году

Все документы