Десять мифов об архивных фирмах

О деятельности компаний, оказывающих архивные услуги – как, впрочем, и о работе многих других организаций – сложился ряд ошибочных представлений. В настоящей статье мы поговорим о наиболее распространенных мифах, существующих вокруг архивных фирм, и развенчаем их.

Мифы об архивных фирмах

Миф 1: гораздо проще выполнить архивную обработку самостоятельно, чем нанимать сторонних специалистов.

Действительность: попытки самостоятельной обработки в большинстве случаев приводят к значительным затратам рабочего времени. Сотрудники компании отвлекаются от основной деятельности, вследствие чего качество и производительность труда снижаются.

Миф 2: в архивных фирмах очень высокие цены, обращение за их услугами приводит к неоправданным затратам.

Действительность: практический опыт говорит о том, что профессиональное выполнение архивной обработки силами специалистов компании является невозможным. Выходом из ситуации могло бы стать трудоустройство штатного архивиста. Подсчеты, однако, показывают: расходы на оплату его труда практически всегда оказываются выше, чем разовая оплата услуг специалистов архивной фирмы.

Миф 3: архивная фирма способна оказать лишь одну из нескольких требуемых услуг, а значит, придется обращаться к специалистам других компаний и тратить время на их поиски.

Действительность: современные архивные фирмы Москвы и других городов подходят к своей деятельности комплексно. В перечень оказываемых ими услуг, как правило, входит экспертиза ценности документов, сортировка дел по срокам хранения, разработка номенклатуры дел, услуги хранения документов, организации электронного документооборота, многие другие.

Миф 4: при работе специалистов архивной фирмы приходится останавливать работу предприятия, при этом срок простоя может оказаться довольно большим.

Действительность: сотрудникам компании, руководство которой воспользовалось услугами архивной фирмы, не приходится отрываться от своих дел. Простоя в работе компании не возникает, при этом все операции, связанные с архивной обработкой документов, выполняются в предельно сжатые сроки.

Миф 5: сотрудники архивной компании могут не учесть те или иные аспекты деятельности организации, поскольку с этой деятельностью они не знакомы. Выполнять архивные операции должны сотрудники предприятия – ведь им, как никому другому, известны все нюансы его работы.

Действительность: специалисты современных архивных компаний (в частности, архивных фирм Москвы) имеют глубокие специальные познания и опыт работы. Им приходилось иметь дело с самыми разными организациями, благодаря чему ситуаций, в которых профессиональная архивная обработка документов становится проблемой, попросту не возникает.

Миф 6: при работе с документацией сотрудники архивной фирмы могут повредить ее.

Действительность: специалисты компаний, выполняющих архивную обработку, понимают всю ценность оригиналов документов и обращаются с ними предельно бережно. Для перевода бумаг в цифровую форму используются современные, высокотехнологичные сканеры, которые также исключают риск повреждения документов.

Миф 7: при уничтожении документов сотрудники архивной фирмы могут подойти к работе с пренебрежением, вследствие чего возникнет риск утечки конфиденциальной информации.

Действительность: некачественное или недобросовестное уничтожение бумаг при работе специалистов архивных фирм исключено. Важную роль играет использование современных шредеров, которые сводят риск упомянутой выше утечки к нулю.

Миф 8: услуга внеофисного хранения документов, оказываемая архивными фирмами, ставит под угрозу конфиденциальность информации и целостность деловых бумаг.

Действительность: доступ к документам, находящимся на внеофисном хранении, строго ограничивается. Помещения, в которых осуществляется такое хранение, надежно охраняются, они оснащены системами защиты от пожара, затопления и других разрушающих факторов.

Миф 9: архивные фирмы далеки от современных технологий и работают лишь с бумажными документами.

Действительность: компании, о которых идет речь, вооружены познаниями о самых современных методах работы с документами. Одной из наиболее популярных услуг является организация электронного документооборота, в ходе оказания которой документы переводятся в электронную форму и систематизируются для дальнейшей удобной работы.

Миф 10: компании, оказывающие архивные услуги, являются коммерческими и не взаимодействуют с государственными архивными органами.

Действительность: между архивными фирмами и государственными организациями налажено тесное взаимодействие. Обращение в такие фирмы, в частности, позволяет с легкостью организовать передачу дел на государственное архивное хранение. В случае отсутствия таких взаимодествий архивных фирм уже не было бы в нашей стране..

Обращайтесь в нашу архивную фирму

Мы имеем большой опыт по работе с документами и решим все ваши вопросы.