Электронное архивирование документов. С чего начать?

Создания и ведение электронного архива

Главным образом выражается в том, что электронное архивирование документов уверенно вытесняет традиционные способы их обработки и хранения. Компьютерные технологии сделали возможным сохранять колоссальные по объему массивы документации на компактных цифровых носителях, мгновенно предоставлять доступ к ним, гарантировать высокий уровень защищенности. Сегодня любое предприятие или учреждение может перейти на электронное архивирование своей базы данных, однако сделать архив по-настоящему безопасным и эффективным в использовании без помощи специалистов, вряд ли получится.

Подбор исполнителя работ и места хранения архива

Первое, что необходимо сделать при переходе на электронное архивирование документов своей организации, - это найти компанию, которая сделает всю работу по созданию архива быстро и качественно, от начала и до конца. Это должна быть компания не просто с опытными сотрудниками, но и современной оргтехникой - мощными сканерами с высоким разрешением, поскольку именно они играют ключевую роль в качественном переводе бумажных документов в электронный формат.

Базы данных

Второе, о чем нужно позаботиться переходя на электронное архивирование корпоративных баз данных, - определиться с местом их хранения. Документы можно разместить локально, в папках, на жестких дисках компьютера компании. Если на предприятии есть локальная сеть, то администратор может настроить архив на ограниченный доступ определенного круга лиц. Закон «об архивном деле» разрешает так же хранить документы на сервере или в облаке. Каждый вариант имеет свои особенности, поэтому для определения оптимального места хранения архива лучше спросить совета у специалиста.

Создание электронного архива

Выполняя электронное архивирование документов сотрудники архивной службы сначала проводят экспертизу документов на предмет их читаемости, загибов, разрывов. Сшитые папки расшиваются. После экспертизы осуществляется сканирование, в процессе которого создаются точные электронные копии бумажных документов со всеми артефактами: подписями, печатями, резолюциями и т.п. Мощный сканер способен «привести в порядок» даже самые ветхие документы, выполняя электронное архивирование со скоростью обработки по нескольку тысяч листов за смену. Файлы документов нумеруются, систематизируются, и затем отправляются на хранение.


Как мы работаем

Заявка

Заказчик делает заявку по телефону, электронной почте или через наш сайт.

Обратная связь

Менеджер нашей компании связывается с заказчиком и согласовывает объем и специфику предстоящих работ.

Договор

Заключаем необходимый договор со сроками его выполнения.

Работы

После заключения договора выполняем все необходимые работы.

Отчет

Составляем детальный отчёт о проделанных работах.

Оплата

После оказания необходимых услуг или работ заказчику выставляется счёт на оплату.

Подарок каждому Клиенту

При заключении договора гарантированный подарок

Успейте стать первым

Скидка 20% первым пяти Клиентам с 01.03.2019

Новости

Записи тренировок фигуристов, занимавшихся у Москвиных, будут оцифрованы

Километры кинопленки с записями тренировок фигуристов были переданы в госархив

Все новости

Статьи

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

Эта процедура должна выполняться по особым правилам

Все статьи

Нормативные документы

Распоряжение ФНС России от 13.02.2017 N 22@ (ред. от 31.05.2017)

Об утверждении Плана мероприятий Федеральной налоговой службы по расширению электронного документооборота на 2017 - 2018 годы

Распоряжение Главархива МО от 08.12.2017 N 163-р

О проведении Московского областного конкурса юношеских учебно-исследовательских работ "Юный архивист" в 2018 году

Все документы