Этапы организации архива электронных документов

Организация архива электронных документов – это показатель современности и эффективности ведения деловой документации на вашем предприятии. Но, как и любая масштабная задача, она требует профессионального подхода, знаний и опыта. Конечно, можно попытаться перевести все ваши бумаги в цифровой формат и самостоятельно, но, скорее всего, вы столкнетесь со множеством трудностей, нюансов и тонкостей. И необходимость разрешения этих проблем повлечет за собой увеличение сроков формирования архива, а также всё больших финансовых затрат.

Как же создать на предприятии электронный архив документации, затратив при этом минимум времени и получив в результате удобную и эффективную систему цифрового хранения бумаг?

Оптимальное решение организации электронного архива документов

Воспользоваться услугами специалистов, и  вы получите гарантию максимально оперативного перевода всего архива в электронную форму. Это станет возможным благодаря тому, что  сотрудники «Седьмой печати» - высококлассные профессионалы в своем деле.

Мы точно знаем, что именно необходимо сделать в случае, если вы намерены применить современные цифровые технологии для хранения ваших бумаг. Богатый практический опыт, специализированные знания, умение предвидеть и заранее предупредить все сложности, связанные с формированием электронного архива, позволяют нам выполнять подобные задачи, минимизируя временные и финансовые затраты.

Как именно происходит процесс организации архива электронных документов?

Наши специалисты применяют строгий поэтапный подход, который позволяет оптимизировать как процесс формирования архива, так и комфортность его использования в будущем.

Этап 1: техническое задание

На этом этапе мы, совместно с заказчиком, разрабатываем детальное ТЗ, включающее все сведения о количестве документов, подлежащих обработке, о ранжировании их по важности, о структуре будущего цифрового архива и т.д.

Этап 2: сканирование

В полном соответствии с техническим заданием наши специалисты начинают перевод документации в электронную форму. Для этого мы используем высокопроизводительные скоростные сканеры, обеспечивающие не только оперативность работы, но и высокое качество получаемых цифровых копий.

Этап 3: наполнение архива

Переведенные в электронный вид документы сразу распределяются по секциям и отделам архива, согласно его структуре, описанной в ТЗ. Это позволит в дальнейшем быстро и легко находить требуемую бумагу, затрачивая минимум времени.

Этап 4: осуществление технической поддержки

После того, как электронный архив создан, он будет нуждаться в периодическом обслуживании и модернизации в полной аналогии с архивом бумажным. Но для этого вам не потребуется содержать целый архивный отдел. Ведь, во-первых, сам цифровой архив будет занимать несравнимо меньше места, чем кипы пыльных бумаг на полках, а во-вторых, с его поддержанием в рабочем состоянии справится всего один подготовленный специалист.

Кроме того, мы можем организовать для вас электронный архив и в удаленном формате. А все затраты на формирование электронного архива обычно окупают себя в течение полугода.

Электронный архив – современный, удобный и выгодный метод хранения документов!

 

 

Как мы работаем

Заявка

Заказчик делает заявку по телефону, электронной почте или через наш сайт.

Обратная связь

Менеджер нашей компании связывается с заказчиком и согласовывает объем и специфику предстоящих работ.

Договор

Заключаем необходимый договор со сроками его выполнения.

Работы

После заключения договора выполняем все необходимые работы.

Отчет

Составляем детальный отчёт о проделанных работах.

Оплата

После оказания необходимых услуг или работ заказчику выставляется счёт на оплату.

В Новый год с новым архивом

Заказывая архивные услуги до 31.12.2017 Вы получаете скидку 20 %

Больше архивных работ - дешевле сумма договора.

При большом заказе скидка 3% на архивные работы

Новости

Архивы России к 100-летию Октябрьской революции

Годовщина революции дает возможность россиянам ознакомиться с новыми документами

Все новости

Статьи

Частный архивариус или архивная компания: что выгоднее?

При выборе стоит взвесить все «за» и «против»

Все статьи

Нормативные документы

Распоряжение ФНС России от 13.02.2017 N 22@ (ред. от 31.05.2017)

Об утверждении Плана мероприятий Федеральной налоговой службы по расширению электронного документооборота на 2017 - 2018 годы

Распоряжение Главархива МО от 08.12.2017 N 163-р

О проведении Московского областного конкурса юношеских учебно-исследовательских работ "Юный архивист" в 2018 году

Все документы