Этапы организации архива электронных документов

Организация архива электронных документов – это показатель современности и эффективности ведения деловой документации на вашем предприятии. Но, как и любая масштабная задача, она требует профессионального подхода, знаний и опыта. Конечно, можно попытаться перевести все ваши бумаги в цифровой формат и самостоятельно, но, скорее всего, вы столкнетесь со множеством трудностей, нюансов и тонкостей. И необходимость разрешения этих проблем повлечет за собой увеличение сроков формирования архива, а также всё больших финансовых затрат.

Как же создать на предприятии электронный архив документации, затратив при этом минимум времени и получив в результате удобную и эффективную систему цифрового хранения бумаг?

Оптимальное решение организации электронного архива документов

Воспользоваться услугами специалистов, и  вы получите гарантию максимально оперативного перевода всего архива в электронную форму. Это станет возможным благодаря тому, что  сотрудники «Седьмой печати» — высококлассные профессионалы в своем деле.

Мы точно знаем, что именно необходимо сделать в случае, если вы намерены применить современные цифровые технологии для хранения ваших бумаг. Богатый практический опыт, специализированные знания, умение предвидеть и заранее предупредить все сложности, связанные с формированием электронного архива, позволяют нам выполнять подобные задачи, минимизируя временные и финансовые затраты.

Как именно происходит процесс организации архива электронных документов?

Наши специалисты применяют строгий поэтапный подход, который позволяет оптимизировать как процесс формирования архива, так и комфортность его использования в будущем.

Этап 1: техническое задание

На этом этапе мы, совместно с заказчиком, разрабатываем детальное ТЗ, включающее все сведения о количестве документов, подлежащих обработке, о ранжировании их по важности, о структуре будущего цифрового архива и т.д.

Этап 2: сканирование

В полном соответствии с техническим заданием наши специалисты начинают перевод документации в электронную форму. Для этого мы используем высокопроизводительные скоростные сканеры, обеспечивающие не только оперативность работы, но и высокое качество получаемых цифровых копий.

Этап 3: наполнение архива

Переведенные в электронный вид документы сразу распределяются по секциям и отделам архива, согласно его структуре, описанной в ТЗ. Это позволит в дальнейшем быстро и легко находить требуемую бумагу, затрачивая минимум времени.

Этап 4: осуществление технической поддержки

После того, как электронный архив создан, он будет нуждаться в периодическом обслуживании и модернизации в полной аналогии с архивом бумажным. Но для этого вам не потребуется содержать целый архивный отдел. Ведь, во-первых, сам цифровой архив будет занимать несравнимо меньше места, чем кипы пыльных бумаг на полках, а во-вторых, с его поддержанием в рабочем состоянии справится всего один подготовленный специалист.

Кроме того, мы можем организовать для вас электронный архив и в удаленном формате. А все затраты на формирование электронного архива обычно окупают себя в течение полугода.

Электронный архив – современный, удобный и выгодный метод хранения документов!