Форматы хранения электронных документов

Работа организации невозможна без грамотного оформления документации, без создания электронного архива. Текстовую и графическую информацию переводят в «цифру». Для одних и тех же документов используются разные форматы хранения электронных документов.

Что нужно знать о хранении электронных документов

При хранении документации обеспечивается надежность, подлинность и читабельность. Система электронных документов проектируется так, чтобы вне зависимости от используемого оборудования и программного обеспечения облегчить поиск нужного документа. Для каждой бумаги сохраняется информация – метаданные о документе. Документируются и планы миграции документации в другие электронные системы.

Какие форматы документально регламентируются

Сегодня сразу несколько форматов поддерживаются системами автоматизации документооборота. Согласно приказу № 32 от 29 апреля 2011г., утвержденному Росархивом, рекомендуется хранить документацию в форматах XML, RTF, DOC, TXT и PDF. При этом приказ № 221 от 02 сентября 2011г., утвержденный Минкомсвязи РФ, устанавливает 4 обязательных формата TIFF, RTF, DOC и PDF. Уже в сентябре 2014 г. Минкомсвязи РФ рекомендует долговременные форматы хранения электронных документов: PDF и XML с соответствующими реквизитами электронного документа. Какие рекомендуются форматы хранения для документации? Формат хранения зависит от вида информации/

Текстовая информация

Основная информация в архивах – текстовая. Некоторая документация содержит и графическую информацию. Если текстовая информация с фрагментами графической сжимается посредством архиваторных программ, то рекомендуется хранить ее в формате ZIP в незашифрованном виде.

Для текстовой информации используются следующие форматы:

  • OOXML;
  • Open Office (.sxw/.odt);
  • XML;
  • HTML;
  • PDF;
  • Rich Text Format 1.x;
  • PDF/A;
  • SGML (*.sgml);
  • HTML;
  • EPUB.

Графическая информация

Графическая информация характеризуется высоким разрешением. Не рекомендуется подвергать ее архивному сжатию. Графическая информация подразделяется на растровые и векторные изображения. Растровые изображения хранятся в форматах TIFF, JPEG2000 и PNG, а векторные - в CGM, SWG, WMF. Для 3D изображений используется формат X3D.

Гибридная информация

Для хранения документации, состоящей и из текстовой, и из графической информации рекомендуется использовать форматы MS WORD и RTF. Причем если графической информации больше, то рекомендуется документацию переводить в графический формат. Грамотно выбирая форматы хранения электронных документов, архивист сохранит документацию в идеальном состоянии и облегчит поиск нужных бумаг, сократив при этом необходимое время.


Как мы работаем

Заявка

Заказчик делает заявку по телефону, электронной почте или через наш сайт.

Обратная связь

Менеджер нашей компании связывается с заказчиком и согласовывает объем и специфику предстоящих работ.

Договор

Заключаем необходимый договор со сроками его выполнения.

Работы

После заключения договора выполняем все необходимые работы.

Отчет

Составляем детальный отчёт о проделанных работах.

Оплата

После оказания необходимых услуг или работ заказчику выставляется счёт на оплату.

Подарок каждому Клиенту

При заключении договора гарантированный подарок

Успейте стать первым

Скидка 20% первым пяти Клиентам с 01.03.2019

Новости

Записи тренировок фигуристов, занимавшихся у Москвиных, будут оцифрованы

Километры кинопленки с записями тренировок фигуристов были переданы в госархив

Все новости

Статьи

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

Эта процедура должна выполняться по особым правилам

Все статьи

Нормативные документы

Распоряжение ФНС России от 13.02.2017 N 22@ (ред. от 31.05.2017)

Об утверждении Плана мероприятий Федеральной налоговой службы по расширению электронного документооборота на 2017 - 2018 годы

Распоряжение Главархива МО от 08.12.2017 N 163-р

О проведении Московского областного конкурса юношеских учебно-исследовательских работ "Юный архивист" в 2018 году

Все документы