Как привезти свой архив в порядок с помощью архивистов

Каждое предприятие обладает своим документальным архивом, которому нужна тщательная систематизация и контроль. Есть множество важных материалов (личных досье, кинолент, распоряжений, приказов), которые нуждаются в большом сроке хранения. При этом важно всю ценную информацию правильно расфасовать по папкам, она должна иметь опись с датами. Это нужно для того, чтобы при необходимости можно было оперативно найти нужный документ.

Для достижения идеального порядка в хранении документации нужно обладать ответственностью, кропотливостью и правильным подходом. Эту непростую работу может выполнить опытный архивист. Он является довольно ценным специалистом, который ведет весь архив учреждения или предприятия и отвечает за его сохранность. Если у организации нет своего архивиста – она может прибегнуть к услугам профессионального специалиста и привести свой архив в порядок.

Профессиональные обязанности архивиста

Этот сотрудник систематизирует все внутренние и входящие материалы, вышедшие из документооборота. Него положена ответственность хранить документы в соответствии с действующими правилами и нормами. Также архивист:

• оформляет поступающие и исходящие документы;
• составляет описания;
• ведет учетные базы;
• маркирует списки;
• выдает справки и размещает информацию на предусмотренных для этого стеллажах;
• принимает на хранение распечатанные на бумаге важные материалы, находящиеся в электронном виде.

Сопутствующие услуги архивиста

Вместе с полным набором услуг, включающих архивную обработку, депозитарное хранение, переплет и уничтожение документов для приведения архива в порядок архивисты предоставляют и смежные услуги. Они могут:

• при необходимости бесплатно выехать на место чтобы оценить сроки работ и сформировать цену своих услуг;
• определить ценность документов, исходя из того, какое научное и практическое значение они имеют;
• обработать дела, чтобы временно или постоянно их хранить;
• упорядочить и систематизировать документацию;
• разработать и согласовать номенклатуру дел предприятия;
• сканировать документы, книги, фотографии изображения, чтобы затем хранить их в цифровом виде;
• сделать высококачественный архивный, дипломный или пружинный переплет;
• оформить дела после осуществления переплетных работ;
• выделить дела к списанию с последующим их вывозом и конфиденциальным уничтожением документов. При этом – предоставить сопроводительную документацию;
• сдать документы в архив для государственного хранения, если организация или предприятие ликвидируются.

В ногу со временем: сканирование документов

Хранение документов в цифровом виде и составление электронного архива – достаточно новый вид услуг, который предоставляется архивистами. Согласитесь, это очень удобно: освобождает множество места и позволяет избавиться от пыльных бумаг и коробок.
Для сканирования архивисты пользуются самым современным оборудованием. Перед сканированием специалисты изымают скрепки, файлы и другие крепежи, при необходимости – расшивают документы. Сканируются материалы различных видов и форматов. Архивистами практикуется ручной и широкоформатный способ сканирования как отдельных документов, так и целых архивов. Широкоформатное сканирование применяется, если документ имеет большой формат, чтобы не потерять его качества. Если документ невозможно расшить – его сканируют при помощи книжного сканера или планшета.