Как посчитать реальную стоимость электронного архива

Переход на электронный документооборот — необходимость, с которой сталкивается каждая компания. При этом у многих возникает рациональный вопрос о стоимости выполнения всего этого мероприятия. Однозначного ответа на этот вопрос нет, так как каждый случай сугубо индивидуален. И складывается стоимость электронного архива в зависимости от многих факторов.

Основные критерии формирования стоимости электронного архива

Для того чтобы определить окончательную цену, необходимо провести анализ предстоящих работ и затрат.

Основными критериями, влияющими на стоимость, являются:

• Количество документации, предназначенной для сканирования. От этого зависит объем предстоящих работ, трудозатрат, количество времени, которое уйдет на работу с документами.
• Необходимость приобретения сервера и его объем, в зависимости от того, насколько объемным по предварительным подсчетам будет архив. Здесь стоит учесть, что со временем объем памяти можно увеличить с ростом числа документации.
• Подбор программного обеспечения. Это может быть лицензионное ПО, приобретаемое по определенной стоимости, либо корпоративный сайт компании, а также иные платформы. В зависимости от выбора, варьируется и цена.
• Необходимость корректировки и доработки уже используемого программного обеспечения для документооборота вашей компании с учетом новых требований.

Если у вас уже есть ПО или платформа для документооборота, потребуется только определенная доработка для того, чтобы внести функции архива и обеспечить удобство навигации в нем.

В любом случае это дешевле, чем организовывать архив полностью с нуля.

Для того чтобы окончательно определить стоимость электронно архива, нужно проанализировать все эти критерии, определить трудозатраты. У каждой организации они различаются. Именно поэтому нельзя точно указать стоимость электронного архива как единую для этой услуги.

Стоимость электронного архива в нашей компании 

Компания «Седьмая Печать» много лет работает в области создания архивов. Благодаря богатому опыту и знанию всех тонкостей этого процесса, мы можем оптимизировать затраты для каждой отдельной документации. В частности, если у вас уже есть система электронного документооборота, то мы рассмотрим возможность ее доработки и усовершенствования для создания архива с использованием уже имеющегося ПО.

Это менее затратная процедура в сравнении с организацией архива на другой платформе.

Кроме того, мы предлагаем своим клиентам наиболее оптимальные цены на все виды услуг. Для того чтобы определить стоимость электронного архива для вашей компании, свяжитесь с нами, и мы проведем анализ предстоящих затрат.