Перевод документов архива в электронный вид

В последние годы специалисты организаций разных форм собственности проявляют неуклонно растущий интерес к такой разработке, как электронные архивы. Преимущества их внедрения на предприятии весьма существенны.

Такие архивы практически не требуют площадей для хранения

Так же они не подвержены разрушительному влиянию времени, обеспечивая при этом высокую безопасность хранения документов и удобство работы с ними. Одним из важнейших этапов создания описываемых архивов является перевод документов в электронный вид.

Что же нам известно о хранении документов в электронном виде?

Начать рассказ о хранении документов в электронной форме целесообразно с указания на недостатки их традиционного – бумажного – представления. Основным среди них, как известно, является недолговечность бумаги.

Бумага недолговечна

С течением времени она желтеет, при интенсивном использовании документов – мнется и рвется, печатные элементы документов выцветают и становятся тусклыми. При значительном количестве бумаг, находящихся в деловом обороте компании или архиве, они занимают полезную, зачастую – дефицитную, площадь.

Спасет перевод архива в электронный вид

Основной операцией, выполняемой специалистами нашей компании при оказании описываемой услуги, является сканирование документов. В зависимости от особенностей решаемых задач оно может быть как простым (ручным), так и поточным (автоматизированным).

Часто сканирование дополняется операцией распознавания текста

Международная практика перевода архивов в электронный вид позволяет выделить два наиболее распространенных формата файлов, в которых сохраняются документы – .tiff и .pdf. Первый формат предназначен для хранения графических изображений в растровом представлении.

Качество или компактность

Он характеризуется высоким качеством изображения, однако файлы, сохраняемые в формате .tiff, как правило, имеют большой объем и не очень удобны для интенсивной работы с ними. Использовать этот формат целесообразно при переводе документов в электронный вид для долговременного хранения

При интенсивной работе с файлами, стоит остановиться на .pdf.

Размеры файлов при его использовании будут меньшими, а значит, электронные документы будет проще открывать, переносить, распространять через сеть Интернет, выполнять с ними любые другие операции. Немаловажно и то, что в формате .pdf могут храниться так называемые двуслойные документы, один слой которых представляет собой отсканированное графическое изображение, в другом хранится распознанный текст.

Выбор формата напрямую влияет на удобство работы

Правильный выбор формата файлов, в котором будет сохраняться информация при переводе архива в электронный вид, грамотный учет ряда других обстоятельств оказывают прямое влияние на удобство использования архива.

Мы имеем большой опыт в переводе документов в электронный вид

Работая с нами, вы обеспечите оперативность и высокое качество перевода документов в электронный вид и сэкономите рабочее время своих сотрудников. Многие руководители организаций разных форм собственности уже оценили по достоинству преимущества работы с компанией «Седьмая печать».