Порядок уничтожения первичных документов

Любая компания в результате своей деятельности сталкивается с вопросом о порядке хранения и уничтожения документов. Уничтожение первичной документации — один из основных этапов работы отдела бухгалтерии, который позволяет освободить офисные площади и исключить проблему загромождения документами.

Проверяющие органы

Нужно вспомнить также о том, что проверяющие органы в ходе специальных проверок могут обнаружить документы с истекшим сроком хранения, которые не были вовремя  уничтожены. Уничтожение документации должно быть проведено, если экспертная комиссия признала документы утратившими ценность, либо истекли сроки хранения документов (минимальный срок хранения — 5 лет). Кроме того, с вопросами порядка уничтожение первичных документов вы столкнетесь, если речь идет о стихийных бедствиях, форс-мажорных обстоятельствах и происшествиях непреодолимой силы.

Сопроводительные документы

Обязательно должны быть оформлены сопроводительные документы. Нарушение этого требования может привести к печальным последствиям — может квалифицироваться, как административное или даже уголовное преступление. Сегодня порядок уничтожения первичных документов может осуществляться двумя способами: самостоятельно либо при помощи профессионалов.

Сожжение или шредирование документов

Все больше компаний предпочитают обращаться к профессионалам и получать уверенность в том, что порядок уничтожение первичных документов соблюден, что все документы уничтожены в срок по правилам налогового, архивного, бухгалтерского законодательства.

5 уровней секретности:

• 1-ый уровень секретности включает в себя документы общего пользования и уничтожается, соответственно, на шредерах с шириной стружки не более 12 мм.
• 2-й уровень секретности — бумаги служебного пользования уничтожаются шредером, и ширина отходов будет составлять не более 6 мм.
• 3-й уровень секретности документации уничтожается шредерами с шириной отходов 2 мм.
• Порядок уничтожения первичных документов проводится на шредерах четвертого и пятого уровня секретности.

Обратитесь к профессионалам

Далеко не всякая организация располагает необходимым оборудованием, чтобы обеспечить правильный порядок уничтожения первичных документов, соблюдая все тонкости и нюансы, а потому лучше обратиться к профессионалам.