Порядок списания документов с истекшим сроком хранения
Заказать услугуСогласно закону «Об архивном деле…» списывать и уничтожать можно только документы с истекшим сроком хранения и признанные ничтожными, то есть не имеющими ценности. Порядок списания документов с истекшим сроком хранения регламентирован как законом, так и «Основными правилами работы архивов организаций». Это трудоемкая процедура, которая включает в себя несколько этапов.
Этапы работы по списанию документов с истекшим сроком хранения
Если оценка документов на предмет сроков хранения проводится в архиве первый раз, проверять придется каждое дело и каждую бумагу. В последствии документы могут распределяться по делам в зависимости от сроков хранения или сроков уничтожения. Таким образом, на первом этапе списания производится проверка и сортировка документов по критерию срока хранения. Если срок хранения истек — документ изымается из дела.
Второй этап — экспертная оценка ценности документов для списания. Некоторые из них могут представлять научную ценность, некоторые могут потребоваться для работы организации — оценить, можно ли их уничтожать, должна экспертная комиссия. По итогам работы комиссии составляется перечень документов и дел, по которым:
- Истек срок хранения.
- Не найдено признаков какой-либо ценности.
Документы из этого перечня подлежат списанию и уничтожению.
Весь массив бумаг для списания фиксируется в акте, который заполняет экспертная комиссия. Акт проверяет архивариус (или сотрудник, ответственный за работу архива организации) и визирует его.
Третий этап — уничтожение документов. Может проводиться силами самой компании или сторонней организации. Уничтожать документы можно как сжиганием. Так и измельчением: главное, чтобы после этого невозможно было восстановить документ.
Почему нельзя просто выбросить ненужные документы
Списание не по «Основным правилам…» — это административно-наказуемое деяние, которое может повлечь за собой штраф в размере 200-300 тыс. рублей для организации. Если же были уничтожены документы, срок хранения которых не истек, или представляющие ценность — последствия могут быть куда более серьезными.
Участие в списании экспертной комиссии, а также документирование каждого его этапа (приказ об изъятии и списании, приказ о создании экспертной комиссии, акт об уничтожении, перечень списанных документов с указанием дел, откуда они изымались) позволяет сохранить информацию.
