Порядок списания документов с истекшим сроком хранения

Согласно закону «Об архивном деле…» списывать и уничтожать можно только документы с истекшим сроком хранения и признанные ничтожными, то есть не имеющими ценности. Порядок списания документов с истекшим сроком хранения регламентирован как законом, так и «Основными правилами работы архивов организаций». Это трудоемкая процедура, которая включает в себя несколько этапов.

Этапы работы по списанию документов с истекшим сроком хранения

Если оценка документов на предмет сроков хранения проводится в архиве первый раз, проверять придется каждое дело и каждую бумагу. В последствии документы могут распределяться по делам в зависимости от сроков хранения или сроков уничтожения. Таким образом, на первом этапе списания производится проверка и сортировка документов по критерию срока хранения. Если срок хранения истек — документ изымается из дела.

Второй этап — экспертная оценка ценности документов для списания. Некоторые из них могут представлять научную ценность, некоторые могут потребоваться для работы организации — оценить, можно ли их уничтожать, должна экспертная комиссия. По итогам работы комиссии составляется перечень документов и дел, по которым:

  • Истек срок хранения.
  • Не найдено признаков какой-либо ценности.

Документы из этого перечня подлежат списанию и уничтожению.

Весь массив бумаг для списания фиксируется в акте, который заполняет экспертная комиссия. Акт проверяет архивариус (или сотрудник, ответственный за работу архива организации) и визирует его.

Третий этап — уничтожение документов. Может проводиться силами самой компании или сторонней организации. Уничтожать документы можно как сжиганием. Так и измельчением: главное, чтобы после этого невозможно было восстановить документ.

Почему нельзя просто выбросить ненужные документы

Списание не по «Основным правилам…» — это административно-наказуемое деяние, которое может повлечь за собой штраф в размере 200-300 тыс. рублей для организации. Если же были уничтожены документы, срок хранения которых не истек, или представляющие ценность — последствия могут быть куда более серьезными.

Участие в списании экспертной комиссии, а также документирование каждого его этапа (приказ об изъятии и списании, приказ о создании экспертной комиссии, акт об уничтожении, перечень списанных документов с указанием дел, откуда они изымались) позволяет сохранить информацию.

Оставить заявку на архивные услуги

Нажимая кнопку "Получить консультацию", вы даете согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности сайта.


Как мы работаем

Заявка

Заказчик делает заявку по телефону, электронной почте или через наш сайт.

Обратная связь

Менеджер нашей компании связывается с заказчиком и согласовывает объем и специфику предстоящих работ.

Договор

Заключаем необходимый договор со сроками его выполнения.

Работы

После заключения договора выполняем все необходимые работы.

Отчет

Составляем детальный отчёт о проделанных работах.

Оплата

После оказания необходимых услуг или работ заказчику выставляется счёт на оплату.

Подарок каждому Клиенту

При заключении договора гарантированный подарок

Успейте стать первым

Скидка 20% первым пяти Клиентам с 01.03.2019

Новости

VIII Межрегиональные архивные чтения, г. Чебоксары

Большое внимание планируется уделить систематизации документов.

Все новости

Статьи

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

Эта процедура должна выполняться по особым правилам

Все статьи

Нормативные документы

Распоряжение ФНС России от 13.02.2017 N 22@ (ред. от 31.05.2017)

Об утверждении Плана мероприятий Федеральной налоговой службы по расширению электронного документооборота на 2017 - 2018 годы

Распоряжение Главархива МО от 08.12.2017 N 163-р

О проведении Московского областного конкурса юношеских учебно-исследовательских работ "Юный архивист" в 2018 году

Все документы