Проблемы электронного документооборота

Хранение документов в электронном виде — востребованная, на первый взгляд, услуга, ведь её усиленно рекламируют в интернете многочисленные компании. Обращаясь за помощью к последним, клиенты зачастую даже не догадываются о том, какие проблемы электронного документооборота существуют, и к чему может привести неосведомленность в столь важном вопросе.

Высокая стоимость услуги

Оплачивать необходимо не только внедрение СЭД, но и услуги техподдержки, что влечёт за собой создание новых рабочих мест. Плюс, вы, скорее всего, захотите доработать систему под свои нужды, а это стоит немало.

Поиск документов

Если вы знаете, что будете пользоваться архивом, то за поиск по документам и возможность работать с файлами также придётся платить. Чем сложнее, совершеннее функция поиска, и чем выше скорость обработки разделов хранилища, — тем, соответственно, дороже обеспечение электронного документооборота.

Доступ к базе данных

Базой данной может пользоваться только один сотрудник фирмы, предприятия, учреждения. Если вы планируете обеспечить доступ к архиву нескольким лицам, — необходимо делать копию документов, а это значит, что документооборот увеличится и подорожает.

Проблемы с законодательством

Как это ни странно, но правила оборота электронных документов до сих пор не урегулированы законодательством. Из этого вытекает ещё одна сложность: архивы трудно зарегистрировать официально. Большинство компаний, если и предлагают договоры, то эти бумаги на 100% основаны на актах, касающихся бумажного документооборота.

Правовые аспекты

Следующие трудности, с которыми можно столкнуться на деле, — хранение информации в течение длительного периода, а также сложность внедрения систем. Государство не спешит спонсировать СЭД, привлекать к использованию новейших технологий предприятия и фирмы. Никому не нужны лишние материальные затраты, как и разработка новой правовой базы.

Юридическая сила СЭД

Если вы интересуетесь проблемами электронного документооборота, то наверняка слышали о том, что информация подобного рода юридической силы не имеет. Суды и госорганы пока не определились с тем, как относиться к СЭД. Наконец, в случае повсеместного внедрения СЭД, должна решаться ещё одна важнейшая задача: правила уничтожения бумажных документов, которые приняли электронный вид.

Подпись деловых бумаг

Далее. Большинство деловых бумаг непременно подписываются уполномоченными лицами. В случае подделки подписи назначается криминалистическая экспертиза. Когда же бумаги заверены лишь цифровой подписью, возникает огромный риск использования информации злоумышленниками. Достаточно получить секретный ключ электронной подписи, и можно распоряжаться бумагами, как душе угодно.

Как обстоят дела сейчас

Таким образом, внедрение системы электронного документооборота пока не оправдало себя: это — очень дорого и рискованно, да и сами системы — далеки от совершенства. Поломки компьютерных программ, занесение вирусов и, как следствие, — порча или пропажа информации, — дело обычное. Так стоит ли овчинка выделки?