Регламент по электронному архиву для чего он нужен

Для обеспечения сохранности документов и их упорядочивания внедряется система электронного архива. Как и хранение данных в бумажном виде, хранение документов в цифровом варианте требует применения определенных правил. Для этой цели разрабатывается и утверждается регламент, в котором описываются все процедуры и особенности электронного документооборота.

Что такое регламент и зачем он нужен?

Регламент по электронному архиву – это ряд требований к ведению электронного архива, где хранятся документы на протяжении определенного срока. Разработка регламента позволяет упорядочить и установить определенные правила по хранению документа. Регламентом предусматриваются сроки хранения документации. Если документ перенесен в систему с соблюдением правил учета и обработки документации, то такой документ можно считать юридически значимым, так как процедуры по переносу соответствуют требованиям регламента.

Международный стандарт

Стандарт ISO 15489 используется для разработки и контроля функционирования системы электронного документооборота и для хранения данных в архиве. Регламент по электронному архиву предусматривает, что документы в электронном и бумажном виде имеют одинаковую юридическую силу. Также предусматривается резервное копирование архивных данных, чтобы в случае утери информации на одном носителе документы можно было восстановить, например, из облачного хранилища. Обычно разработка регламента осуществляется технической службой предприятия, если такого отдела на базе предприятия нет, разработкой регламента могут заняться другие специалисты с учетом особенностей функционирования предприятия. Так же возможно привлечения сторонних организаций для этой цели.

Задачи регламента

К основным задачам регламента по электронному архиву относится: соблюдение требований к организации работы системы электронного документооборота, архивирование данных и упорядочивание информации для сохранения юридически значимых документов по принципу построения баз данных. Регламентом предусматриваются допустимые форматы файлов для хранения, элементы форматирования и качества. Все эти принципы внедряются с целью построения эффективного архива по хранению цифровых копий документов, учитывают возможные риски.