Систематизация бумаг в архиве организации

Беспорядочное скопление огромного количества информации равносильно ситуации, когда информации нет вообще, потому что найти нужные документы едва ли представляется возможным. Систематизация бумаг в архиве организации — мера, которая позволяет оптимизировать доступ к информации и создать грамотно выстроенный архив или электронную базу данных.

Принципы систематизации деловых бумаг

Рутинная работа по систематизации документов представляет собой классификацию бумаг по условленным признакам, тщательное распределение в предметные группы — дела. Формирование дел заключаются, таким образом, в группировке документов по определенным признакам, систематизации документов внутри дела, создании и оформлении обложки, описи. В готовом виде дела могут быть переданы в архив организации, а до этого их следует хранить в структурных подразделениях.

Экспертиза ценности

Важно на начальном этапе провести экспертизу ценности документов, выделить документы и дела с истекшим сроком хранения, выделить их для уничтожения. Остальные документы подлежат временному хранению в архиве организации более 10 лет или до 10 лет. Документы с постоянным сроком хранения передаются в Государственный архив. Для систематизации архивных документов используются следующие признаки и их комбинации: хронологические, структурные, функциональные, номинальные, корреспондентские, географические, авторские. Используются в каждом конкретном случае те признаки, которые наиболее точно отвечают целям хранения документов. При этом затраты на подготовку к хранению документов должны быть сопоставимы с затратами на их изъятие, доставку, копирование и уничтожение.

Процедура производится в следующей последовательности:

• экспертиза ценности документов с распределением по группам;
• выяснение принадлежности бумаг к тому или иному архивному фонду;
• комплектация дел;
• архивная опись документов;
• составление исторических справок;
• техническое оформление.

Все этапы систематизации бумаг в архиве организации профессионально и тщательно выполнят наши сотрудники. И будьте уверены: в этом случае вы надежно застрахованы от неточностей и ошибок.