Систематизация бумаг в архиве организации

Беспорядочное скопление огромного количества информации равносильно ситуации, когда информации нет вообще, потому что найти нужные документы едва ли представляется возможным. Систематизация бумаг в архиве организации — мера, которая позволяет оптимизировать доступ к информации и создать грамотно выстроенный архив или электронную базу данных.

Принципы систематизации деловых бумаг

Рутинная работа по систематизации документов представляет собой классификацию бумаг по условленным признакам, тщательное распределение в предметные группы — дела. Формирование дел заключаются, таким образом, в группировке документов по определенным признакам, систематизации документов внутри дела, создании и оформлении обложки, описи. В готовом виде дела могут быть переданы в архив организации, а до этого их следует хранить в структурных подразделениях.

Экспертиза ценности

Важно на начальном этапе провести экспертизу ценности документов, выделить документы и дела с истекшим сроком хранения, выделить их для уничтожения. Остальные документы подлежат временному хранению в архиве организации более 10 лет или до 10 лет. Документы с постоянным сроком хранения передаются в Государственный архив. Для систематизации архивных документов используются следующие признаки и их комбинации: хронологические, структурные, функциональные, номинальные, корреспондентские, географические, авторские. Используются в каждом конкретном случае те признаки, которые наиболее точно отвечают целям хранения документов. При этом затраты на подготовку к хранению документов должны быть сопоставимы с затратами на их изъятие, доставку, копирование и уничтожение.

Процедура производится в следующей последовательности:

  • экспертиза ценности документов с распределением по группам;
  • выяснение принадлежности бумаг к тому или иному архивному фонду;
  • комплектация дел;
  • архивная опись документов;
  • составление исторических справок;
  • техническое оформление.

Все этапы систематизации бумаг в архиве организации профессионально и тщательно выполнят наши сотрудники. И будьте уверены: в этом случае вы надежно застрахованы от неточностей и ошибок.


Оставить заявку на архивные услуги

Нажимая кнопку "Получить консультацию", вы даете согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности сайта.

Как мы работаем

Заявка

Заказчик делает заявку по телефону, электронной почте или через наш сайт.

Обратная связь

Менеджер нашей компании связывается с заказчиком и согласовывает объем и специфику предстоящих работ.

Договор

Заключаем необходимый договор со сроками его выполнения.

Работы

После заключения договора выполняем все необходимые работы.

Отчет

Составляем детальный отчёт о проделанных работах.

Оплата

После оказания необходимых услуг или работ заказчику выставляется счёт на оплату.

В Новый год с новым архивом

Заказывая архивные услуги до 31.12.2017 Вы получаете скидку 20 %

Больше архивных работ - дешевле сумма договора.

При большом заказе скидка 3% на архивные работы

Новости

Архивы России к 100-летию Октябрьской революции

Годовщина революции дает возможность россиянам ознакомиться с новыми документами

Все новости

Статьи

Частный архивариус или архивная компания: что выгоднее?

При выборе стоит взвесить все «за» и «против»

Все статьи

Нормативные документы

Распоряжение ФНС России от 13.02.2017 N 22@ (ред. от 31.05.2017)

Об утверждении Плана мероприятий Федеральной налоговой службы по расширению электронного документооборота на 2017 - 2018 годы

Распоряжение Главархива МО от 08.12.2017 N 163-р

О проведении Московского областного конкурса юношеских учебно-исследовательских работ "Юный архивист" в 2018 году

Все документы