Сканирование счетов

Счета на оплату не относятся к бухгалтерской или налоговой «первичке», а значит - хранить их необязательно. Тем не менее, многие организации все-таки это делают, чтобы контролировать поступление оплаты от контрагентов и работу сотрудников отдела продаж. Кроме того, счета хранят при отсутствии бланка договора – тогда акцептованный и оплаченный счет служит заменой письменному контракту.

Минус данного решения

С такой практикой возникает лишь одна проблема – бумажная документация со временем накапливается. Массивы рабочих бумаг занимают все больше места, а поиск среди них нужного документа превращается в настоящее испытание. В такой ситуации сам собой напрашивается выход – взять на вооружение современные технологии и перевести счета в электронный вид. Заодно можно оцифровать счета-фактуры, накладные и другие бумаги, необходимые в повседневной работе. А чтобы не отрывать ваших сотрудников от выполнения повседневных обязанностей и не покупать дорогостоящее оборудование, делегируйте эту задачу профессионалам.

Как происходит создание электронной базы данных?

Сканирование счетов требует предварительной подготовки. Подшитые в папки либо скрепленные иными способами бумаги перед сканированием разброшюровываются, освобождаются от скоб и скрепок. Затем мы систематизируем счета, упорядочивая их по дате выставления, порядковым номерам или иным заданным критериям. Только после этого бумажные оригиналы переводятся в электронный вид с помощью универсального или потокового сканера. Полученная электронная копия оригинального документа подвергается распознаванию – в ходе этого процесса графические изображения символов переводятся в компьютерные текстовые символы. Затем мы проверяем документ и при необходимости вручную исправляем ошибки. Последний этап – форматирование с проверкой и корректировкой размера шрифта, графических элементов и общей структуры документа.

Что дает сканирование счетов?

Благодаря вводу бумажных счетов в электронную базу данных ваши сотрудники смогут экономить время на поиск нужных документов. В большинстве случаев необходимые счета легко и быстро отыскиваются в автоматическом режиме. Другой весомый плюс - офисные площади освободятся от накопившихся бумаг. При этом резервное копирование данных обеспечивает надежную защиту документации от повреждения или утери, а механизмы управления доступом предотвращают риски несанкционированного просмотра.


Оставить заявку на архивные услуги

Нажимая кнопку "Получить консультацию", вы даете согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности сайта.

Как мы работаем

Заявка

Заказчик делает заявку по телефону, электронной почте или через наш сайт.

Обратная связь

Менеджер нашей компании связывается с заказчиком и согласовывает объем и специфику предстоящих работ.

Договор

Заключаем необходимый договор со сроками его выполнения.

Работы

После заключения договора выполняем все необходимые работы.

Отчет

Составляем детальный отчёт о проделанных работах.

Оплата

После оказания необходимых услуг или работ заказчику выставляется счёт на оплату.

В Новый год с новым архивом

Заказывая архивные услуги до 31.12.2017 Вы получаете скидку 20 %

Больше архивных работ - дешевле сумма договора.

При большом заказе скидка 3% на архивные работы

Новости

Архивы России к 100-летию Октябрьской революции

Годовщина революции дает возможность россиянам ознакомиться с новыми документами

Все новости

Статьи

Частный архивариус или архивная компания: что выгоднее?

При выборе стоит взвесить все «за» и «против»

Все статьи

Нормативные документы

Распоряжение ФНС России от 13.02.2017 N 22@ (ред. от 31.05.2017)

Об утверждении Плана мероприятий Федеральной налоговой службы по расширению электронного документооборота на 2017 - 2018 годы

Распоряжение Главархива МО от 08.12.2017 N 163-р

О проведении Московского областного конкурса юношеских учебно-исследовательских работ "Юный архивист" в 2018 году

Все документы