Сканирование документов как способ сэкономить миллионы на их хранении

В ходе деятельности любой компании неизбежно образуется большое количество документов, которые впоследствии по определённым правилам передаются на архивное (внеофисное или государственное) хранение.

Хранение документов в архиве

Документы, хранящиеся в архиве, не исключаются из работы в них, как показывает опыт, периодически возникает необходимость. Из архивных документов делаются различные выписки, они могут понадобиться при налоговых проверках и во многих других случаях.

Проблемы бумажных архивов

Между тем, использовать деловые бумаги, хранящиеся в архиве, далеко не так просто и удобно, как те документы, которые находятся в оперативном документообороте организации:

поиск среди большого количества архивных дел, как правило, отнимает немало времени, что может повлечь простой в работе компании и, как следствие, убытки;
архивные услуги, в том числе — связанные с поиском документов, должны оплачиваться, и это обстоятельство также не улучшает финансового положения компании.

Сканирование экономия средств и времени

Существует способ, который позволяет компаниям избавиться от перечисленных выше проблем и сэкономить колоссальные средства. В случае если объём документов, находящихся на архивном хранении, внушителен, эта экономия может исчисляться миллионами рублей. Речь идёт об услуге сканирования документов, профессионально оказываемой специалистами архивной компании «Седьмая печать».

Плюсы сканирования

Преимущества сканирования деловых бумаг при их передаче на архивное хранение многочисленны. Все они вытекают из природы электронного представления документов.
Отпадает необходимость делать запросы в архивные организации — а значит, не придётся оплачивать их услуги, связанные с поиском необходимых документов и их доставкой.

Процесс поиска

Процесс поиска нужных документов в архиве значительно упрощается и ускоряется. В ходе сканирования бумаг формируется электронный архив, работа с которым, как показывает практический опыт, не представляет проблемы для сотрудников организаций. В большинстве случаев для отыскания нужного документа требуется не более 20-30 секунд.

Уменьшение количества дополнительных услуг

При сканировании документов и их последующем использовании в составе электронного архива удаётся существенно уменьшить количество необходимых дополнительных услуг, и получить при этом экономию, достигающую 70%.

Сохранность документов

Ещё одним плюсом сканирования документации является обеспечение гарантии её сохранности. Известно, что твёрдые копии (так называют документы в их традиционной бумажной форме) недолговечны, поскольку подвержены самым разным внешним воздействиям. В архивном хранилище может возникнуть пожар или подтопление, документы могут повредить грызуны или злоумышленники. В случае если было выполнено сканирование, у вас останутся их электронные копии.

Электронные документы в деятельности государственных органов

Современные технологии, как известно, находят всё более широкое применение в нашей жизни, в том числе — в деятельности государственных органов. Так, налоговые инспекции в 95% случаев требуют электронные копии документов, подобное требование всё чаще предъявляют и другие органы. Услуга сканирования документов, оказываемая компанией «Седьмая печать», позволить вам с лёгкостью выполнять требования, о которых идёт речь.

Почему сканирование стоит заказать именно в нашей компании?

Мы — компания, специализирующаяся на профессиональном оказании архивных услуг.

Плюсы сканирования документов в нашей компании:

мы используем самое современное оборудование, благодаря чему сканирование выполняется быстро и с безупречным качеством;
наши специалисты успешно исполняют заказы на сканирование самых разных объёмов документов — от сотен до сотен тысяч листов;
мы обеспечиваем своим клиентам гарантию конфиденциальности информации;
при необходимости специалисты нашей компании могут оказать услугу мобильного сканирования документов (с выездом к заказчику).

Доверив сканирование нам вы получите результат на самом высоком уровне.