Сканирование входящей и исходящей документации

Деятельность многих современных организаций неразрывно сопряжена с оборотом входящей и исходящей документации. Речь идёт о документах, поступающих в организацию извне (их называют входящими), и, наоборот, отправляемых из организации (эти документы называются исходящими).

Практический опыт

Практический опыт показывает: очень часто работа с документацией, о которой идёт речь (её приём и отправка, сортировка, хранение входящей и исходящей документации, другие действия) осуществляется по старинке — с использованием лишь бумажных носителей. Такой способ имеет ряд недостатков.

Как решить эту проблему

Избавиться от них позволяет услуга, профессионально оказываемая архивной компанией «Седьмая печать» — сканирование входящей документации и исходящих документов. В чём заключается её суть, какие преимущества она даёт заказчикам, и почему за услугой сканирования исходящей документации и входящих документов стоит обращаться именно в нашу компанию? Далее вы найдёте ответы на эти вопросы.

Суть услуги сканирования

При оказании услуги, о которой идёт речь, специалисты компании «Седьмая печать» используют профессиональное сканирующее оборудование. С его помощью информация с так называемых твёрдых копий — бумажных документов — переводится в электронную форму, пригодную для компьютерной обработки и хранения.

Распознавание документов

Далее при необходимости выполняется распознавание отсканированных документов (перевод информации из графических файлов в текстовое представление, которое, в частности, делает возможным полнотекстовый поиск). Последним этапом сканирования входящей документации или исходящих документов является их включение в состав электронного архива, предназначенного для их систематизации, удобной работы с информацией и надёжного хранения входящей и исходящей документации.

Преимущества при сканировании исходящей входящей документации .

При обращении за услугой сканирования документов, оказываемой компанией «Седьмая печать», наши заказчики получают следующие преимущества:

• значительно облегчается и ускоряется работа с входящей и исходящей корреспонденцией. Отсканированные документы, входящие в электронный архив, гораздо проще искать, для этого можно использовать как любые ключевые слова и фразы из текста документов, так и другие реквизиты (в частности, наименования и даты);
• обеспечивается возможность наделения разных сотрудников разными правами доступа к отсканированным документам;
• руководители компаний получают возможность быстрого принятия управленческих решений;
• снижаются текущие издержки компаний, связанные с обработкой бумажной документации;
• многократно повышается надёжность и безопасность хранения входящей и исходящей документации. Даже в случае, если бумажные документы в силу тех или иных причин будут повреждены или утрачены (например, попорчены грызунами, испорчены или украдены), их можно будет восстановить из электронного архива.

Почему стоит обратиться к нам

Специалисты нашей компании используют для сканирования современное оборудование (в том числе — мобильное, применяемое при выездах к заказчикам). Благодаря этому обеспечивается безупречное качество сканирования исходящих документов и входящей корреспонденции, сокращаются сроки оказания услуги. Мы можем быстро и качественно отсканировать практически любой объём документов — от сотен до сотен тысяч листов. Перечисленные выше преимущества услуги сканирования, оказываемой компанией «Седьмая печать», удачно дополняются её ценовой доступностью.