В чем смысл электронного каталога документов в организации

Электронный каталог документов – это эффективный способ защиты важных бумаг. Систематизировать бумажную документацию, эффективно организовать процесс делопроизводства, снизить материальные затраты на содержание штата, быстро восстановить бумаги в случае случайного уничтожения или утери поможет электронный каталог документов. Этот аппаратный способ хранения и обработки важной документации по достоинству оценили владельцы бизнеса и руководители государственных учреждений.

Варианты использование

 Электронные каталоги успешно используются во многих организациях. Однако до сих пор в некоторых компаниях информация хранится исключительно на бумажных носителях. Для упрощения работы с такой документацией и для упорядочивания бумаг стоит создать электронный каталог, доступ к которому организовывается или через Интернет, или по локальной сети.

Преимущество работы с электронными  копиями документов 

  • Экономия времени. Систематизировав и оцифровав бумаги, можно работать с документацией в любое время суток. Одновременно несколько человек смогут изучать электронный документ, находясь при этом в разных странах мира. Неуязвимость документации Можно будет настроить ограниченный доступ в электронное хранилище. 
  • Безопасность. Изучая электронные документы, работники организации не смогут их случайно испортить или преднамеренно уничтожить. Поэтому, оцифровав важные бумаги и создав электронный каталог, можно больше не беспокоиться о безопасности оригиналов.   
  • Быстрый поиск.Работать с электронным каталогом станет гораздо легче, чем с бумажными оригиналами. На поиск нужной информации потребуется несколько секунд. Внесение новых входящих документов также не займет большого количества времени. 

 Как создается электронный каталог документов?

В зависимости от количества документов и бюджета проекта формируется и задача по созданию каталога документов. При не большом количестве можно использовать самые простые таблицы. В некоторых случаях или сложной структуре мы рекомендуем использовать специализированное программное обеспечение.

Оставить заявку на электронный архив

Нажимая кнопку "Получить консультацию", вы даете согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности сайта.


Как мы работаем

Заявка

Заказчик делает заявку по телефону, электронной почте или через наш сайт.

Обратная связь

Менеджер нашей компании связывается с заказчиком и согласовывает объем и специфику предстоящих работ.

Договор

Заключаем необходимый договор со сроками его выполнения.

Работы

После заключения договора выполняем все необходимые работы.

Отчет

Составляем детальный отчёт о проделанных работах.

Оплата

После оказания необходимых услуг или работ заказчику выставляется счёт на оплату.

Подарок каждому Клиенту

При заключении договора гарантированный подарок

Успейте стать первым

Скидка 20% первым пяти Клиентам с 01.03.2019

Новости

МИД России и Росархив подписали новый договор о сотрудничестве

Торжественная церемония подписания документа состоялась

Все новости

Статьи

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

Эта процедура должна выполняться по особым правилам

Все статьи

Нормативные документы

Распоряжение ФНС России от 13.02.2017 N 22@ (ред. от 31.05.2017)

Об утверждении Плана мероприятий Федеральной налоговой службы по расширению электронного документооборота на 2017 - 2018 годы

Распоряжение Главархива МО от 08.12.2017 N 163-р

О проведении Московского областного конкурса юношеских учебно-исследовательских работ "Юный архивист" в 2018 году

Все документы