В чем смысл электронного каталога документов в организации

Электронный каталог документов – это эффективный способ защиты важных бумаг. Систематизировать бумажную документацию, эффективно организовать процесс делопроизводства, снизить материальные затраты на содержание штата, быстро восстановить бумаги в случае случайного уничтожения или утери поможет электронный каталог документов. Этот аппаратный способ хранения и обработки важной документации по достоинству оценили владельцы бизнеса и руководители государственных учреждений.

Варианты использование

 Электронные каталоги успешно используются во многих организациях. Однако до сих пор в некоторых компаниях информация хранится исключительно на бумажных носителях. Для упрощения работы с такой документацией и для упорядочивания бумаг стоит создать электронный каталог, доступ к которому организовывается или через Интернет, или по локальной сети.

Преимущество работы с электронными  копиями документов 

  • Экономия времени. Систематизировав и оцифровав бумаги, можно работать с документацией в любое время суток. Одновременно несколько человек смогут изучать электронный документ, находясь при этом в разных странах мира. Неуязвимость документации Можно будет настроить ограниченный доступ в электронное хранилище. 
  • Безопасность. Изучая электронные документы, работники организации не смогут их случайно испортить или преднамеренно уничтожить. Поэтому, оцифровав важные бумаги и создав электронный каталог, можно больше не беспокоиться о безопасности оригиналов.   
  • Быстрый поиск.Работать с электронным каталогом станет гораздо легче, чем с бумажными оригиналами. На поиск нужной информации потребуется несколько секунд. Внесение новых входящих документов также не займет большого количества времени. 

 Как создается электронный каталог документов?

В зависимости от количества документов и бюджета проекта формируется и задача по созданию каталога документов. При не большом количестве можно использовать самые простые таблицы. В некоторых случаях или сложной структуре мы рекомендуем использовать специализированное программное обеспечение.


Как мы работаем

Заявка

Заказчик делает заявку по телефону, электронной почте или через наш сайт.

Обратная связь

Менеджер нашей компании связывается с заказчиком и согласовывает объем и специфику предстоящих работ.

Договор

Заключаем необходимый договор со сроками его выполнения.

Работы

После заключения договора выполняем все необходимые работы.

Отчет

Составляем детальный отчёт о проделанных работах.

Оплата

После оказания необходимых услуг или работ заказчику выставляется счёт на оплату.

Подарок каждому Клиенту

При заключении договора гарантированный подарок

Успейте стать первым

Скидка 20% первым пяти Клиентам с 01.03.2019

Новости

Записи тренировок фигуристов, занимавшихся у Москвиных, будут оцифрованы

Километры кинопленки с записями тренировок фигуристов были переданы в госархив

Все новости

Статьи

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

Эта процедура должна выполняться по особым правилам

Все статьи

Нормативные документы

Распоряжение ФНС России от 13.02.2017 N 22@ (ред. от 31.05.2017)

Об утверждении Плана мероприятий Федеральной налоговой службы по расширению электронного документооборота на 2017 - 2018 годы

Распоряжение Главархива МО от 08.12.2017 N 163-р

О проведении Московского областного конкурса юношеских учебно-исследовательских работ "Юный архивист" в 2018 году

Все документы