В каких случаях актуальна автоматизация архива

Наша компания осуществляет автоматизацию архивов в соответствии со всеми требованиями законодательства и современного делопроизводства. Автоматизация архивов позволяет существенно упростить управление предприятием. А также структурировать его взаимоотношения с другими организациями и органами власти. Именно поэтому интерес руководства российских компаний к данной сфере услуг ежегодно возрастает.

Куда попадают документы

Следует отметить, что жизненный цикл большинства документов не завершается этапом выполнения работ по ним и предоставления итоговых отчетов. Многие бумаги представляют ценность для самих компаний, их сотрудников и даже общества в целом. Соответственно, после извлечения материалов из общего документооборота, они подлежат передаче в ведомственные архивы предприятий для хранения установленный срок либо до утраты ценности.

Автоматизация хранение документов

В этой связи встает вопрос грамотной организации хранения «отработанной» документации, позволяющей оперативно и без лишних затрат получать доступ к требующейся информации. Причем наиболее приемлемым для этого методом на данном этапе является именно автоматизация архива. Здесь стоит упомянуть, что сегодня в соответствии с данными Федерального закона «Об архивном деле РФ» документом называют любой носитель информации, обладающий реквизитами и поддающийся идентификации.

Что включает в себя автоматизация архивов?

Данная процедура включает отбор, систематизацию, сканирование документов предприятия, разработку и установку программного обеспечения, способного сделать хранимую информацию доступной и удобной к просмотру. Также предусматривается ряд специальных возможностей, учитывающих специфику работы того или иного предприятия.

Какие преимущества приносит автоматизация архива?

• Возможность централизованного и полностью безопасного хранения документации;

• Оперативность доступа к информации при условии учета прав пользователей;

• Возможность регистрации входящих, а также исходящих документов;

• Возможность работать с носителями информации всех типов и разными видами документов (например, с чертежами и схемами);

• Контроль версий документа;

• Возможность полнотекстового поиска бумаг по их атрибутам и содержанию;

• Опция коллективной работы пользователей с возможностью контроля исполнения, согласования и утверждения документов;

• Возможность доступа посредством Интернет;

• Автоматизированная загрузка документации со сканера либо с электронной почты;

• Возможность выгрузки данных на внешние носители.

Кому стоит доверить автоматизацию архива?

Безусловно, данная процедура может быть осуществлена силами самого предприятия. Однако эффективным данный подход будет лишь при наличии соответствующим образом подготовленных специалистов. Практика показывает, что в ином случае уже на начальном этапе работы с архивом всплывают погрешности и ошибки, требующие квалифицированного вмешательства и, естественно, дополнительных расходов. Именно поэтому большинство организаций сегодня предпочитают сэкономить время и финансовые средства, предоставив автоматизацию архивов специализированным компаниям, таким, как наша.