В процессе деятельности любой организации образуется ряд бухгалтерских документов, которые подлежат хранению определённый период времени. Для каждого документа имеется свой срок, установленный законодательством. Когда срок хранения истекает, такие документы подлежат ликвидации. Однако нельзя просто уничтожить их — существует определённый порядок. В частности, необходимо составить акт списания бухгалтерских документов. Этот документ составляется во всех случаях, когда компании необходимо избавиться от бумаг, накопленных за годы деятельности. Это требование относится как к бумажным документам, так и хранящимся в электронном формате.
Для уничтожения такой документации формируется специализированная экспертная комиссия, которая определяет ценность документов, выявляет сроки их хранения.
Есть документация, сроки хранения которой истекли, но содержащаяся в ней информация несёт определённую ценность для компании. Если эта информация так или иначе ещё может потребоваться в работе, такие документы не уничтожаются. После принятия решения о том, какие документы подлежат уничтожению, составляется акт списания бухгалтерских документов. Далее следует непосредственно уничтожение бумаг. В нормативной документации по особенностям архивной деятельности и уничтожения документации нет строгих требований к оформлению акта списания и уничтожения документов. Он может быть составлен в свободной форме.
При этом нет и строгих требований к способу утилизации. Документы можно уничтожить любым удобным способом: сжечь, измельчить в шредере, передать в пункт сбора вторсырья в качестве макулатуры.