Работа организации невозможна без грамотного оформления документации, без создания электронного архива. Текстовую и графическую информацию переводят в «цифру». Для одних и тех же документов используются разные форматы хранения электронных документов.
При хранении документации обеспечивается надежность, подлинность и читабельность. Система электронных документов проектируется так, чтобы вне зависимости от используемого оборудования и программного обеспечения облегчить поиск нужного документа. Для каждой бумаги сохраняется информация – метаданные о документе. Документируются и планы миграции документации в другие электронные системы.
Сегодня сразу несколько форматов поддерживаются системами автоматизации документооборота. Согласно приказу № 32 от 29 апреля 2011г., утвержденному Росархивом, рекомендуется хранить документацию в форматах XML, RTF, DOC, TXT и PDF. При этом приказ № 221 от 02 сентября 2011г., утвержденный Минкомсвязи РФ, устанавливает 4 обязательных формата TIFF, RTF, DOC и PDF. Уже в сентябре 2014 г. Минкомсвязи РФ рекомендует долговременные форматы хранения электронных документов: PDF и XML с соответствующими реквизитами электронного документа. Какие рекомендуются форматы хранения для документации? Формат хранения зависит от вида информации/
Основная информация в архивах – текстовая. Некоторая документация содержит и графическую информацию. Если текстовая информация с фрагментами графической сжимается посредством архиваторных программ, то рекомендуется хранить ее в формате ZIP в незашифрованном виде.
Графическая информация характеризуется высоким разрешением. Не рекомендуется подвергать ее архивному сжатию. Графическая информация подразделяется на растровые и векторные изображения. Растровые изображения хранятся в форматах TIFF, JPEG2000 и PNG, а векторные — в CGM, SWG, WMF. Для 3D изображений используется формат X3D.
Для хранения документации, состоящей и из текстовой, и из графической информации рекомендуется использовать форматы MS WORD и RTF. Причем если графической информации больше, то рекомендуется документацию переводить в графический формат. Грамотно выбирая форматы хранения электронных документов, архивист сохранит документацию в идеальном состоянии и облегчит поиск нужных бумаг, сократив при этом необходимое время.