Для перевода документации в электронный вид утверждается специальный регламент, определяющий проведение работ, необходимых для оцифровки бумаг и загрузки полученных электронных копий в архив.
Регламент – это описание постоянно повторяющегося бизнес-процесса, представленное в определенных актах и описывающее этапы с начала и до момента полного завершения. Эта документация пишется понятным языком. Поэтому сотрудник, которому потребовалось перевести бумаги в электронный вид, выполнит работы по оцифровке и оформлению документации самостоятельно.
Он разрабатывается с учетом нюансов деятельности компании, для которой предназначается. Регламент действует в пределах организации.Стоит отметить, что компьютерная техника и программное обеспечение постоянно совершенствуются, технические условия оцифровки документации изменяются. Поэтому при разработке регламента придется учитывать, что в документацию, поэтапно описывающую перевод бумаг в электронный вид и последующее создание архива, придется вносить изменения.
Рекомендуемые разделы регламента по оцифровке архивных документов:
Конечно, регламент сотрудники компании могут составить самостоятельно. Однако стоит учитывать, что разработка документации занимает время, причем приходится привлекать сотрудников, отрывая их от непосредственных обязанностей. Обратившись же к специалистам, можно сэкономить время, и в результате тесного сотрудничества получить документацию, в которой понятно и грамотно регламентирована оцифровка бумаг.
Обратитесь в компанию «Седьмая печать»! Оперативно и грамотно опытные архивариусы разработают регламент по оцифровке архивных документов. Стоит работа архивистов адекватно. При этом сроки минимальны.