В последние годы специалисты организаций разных форм собственности проявляют неуклонно растущий интерес к такой разработке, как электронные архивы. Преимущества их внедрения на предприятии весьма существенны.
Так же они не подвержены разрушительному влиянию времени, обеспечивая при этом высокую безопасность хранения документов и удобство работы с ними. Одним из важнейших этапов создания описываемых архивов является перевод документов в электронный вид.
Начать рассказ о хранении документов в электронной форме целесообразно с указания на недостатки их традиционного – бумажного – представления. Основным среди них, как известно, является недолговечность бумаги.
С течением времени она желтеет, при интенсивном использовании документов – мнется и рвется, печатные элементы документов выцветают и становятся тусклыми. При значительном количестве бумаг, находящихся в деловом обороте компании или архиве, они занимают полезную, зачастую – дефицитную, площадь.
Основной операцией, выполняемой специалистами нашей компании при оказании описываемой услуги, является сканирование документов. В зависимости от особенностей решаемых задач оно может быть как простым (ручным), так и поточным (автоматизированным).
Международная практика перевода архивов в электронный вид позволяет выделить два наиболее распространенных формата файлов, в которых сохраняются документы – .tiff и .pdf. Первый формат предназначен для хранения графических изображений в растровом представлении.
Он характеризуется высоким качеством изображения, однако файлы, сохраняемые в формате .tiff, как правило, имеют большой объем и не очень удобны для интенсивной работы с ними. Использовать этот формат целесообразно при переводе документов в электронный вид для долговременного хранения
Размеры файлов при его использовании будут меньшими, а значит, электронные документы будет проще открывать, переносить, распространять через сеть Интернет, выполнять с ними любые другие операции. Немаловажно и то, что в формате .pdf могут храниться так называемые двуслойные документы, один слой которых представляет собой отсканированное графическое изображение, в другом хранится распознанный текст.
Правильный выбор формата файлов, в котором будет сохраняться информация при переводе архива в электронный вид, грамотный учет ряда других обстоятельств оказывают прямое влияние на удобство использования архива.
Работая с нами, вы обеспечите оперативность и высокое качество перевода документов в электронный вид и сэкономите рабочее время своих сотрудников. Многие руководители организаций разных форм собственности уже оценили по достоинству преимущества работы с компанией «Седьмая печать».