Ревизия архива — процедура, при которой архивные дела подвергаются проверке. Чаще всего она распространяется на дела с небольшим сроком хранения, но нередко инвентаризацию проходят и документы длительного, постоянного срока хранения.
В процессе выполнения этой процедуры не только проверяется присутствие дел, но и составляется опись на каждый документ. При работе сотрудников аутсорсинговой компании формируется заключение о состоянии архивных фондов, где отражается наличие и отсутствие документации. Если в процессе ревизии выявлен недостаток тех или иных документов, необходимо предпринять меры по их восстановлению. В большинстве случаев это легко сделать, если имеется электронный документооборот. С необходимостью ревизии архива по тем или иным причинам сталкивается любая организация. Для этого можно задействовать штатных сотрудников или обратиться к профессионалам, предлагающим услуги на аутсорсинге. Во втором случае исключаются все риски совершения ошибок и допущения неточностей в описи.
Эта процедура выполняется при любых манипуляциях с архивом, которые так или иначе могут внести изменения в его состав, структуру или целостность. Среди таких случаев первичное формирование архива и создание структуры поиска, необходимость ревизии документов с целью выявления бумаг с истёкшим сроком хранения. Проверка состояния архива после чрезвычайных происшествий (затопление, возгорание и прочие), перевод бумажного архива в электронный вид и многое другое. Помимо этого необходимо периодически проводить ревизию архива для проверки соответствия фактического наличия документации перечню, указанному в описи. Нередко случается так, что сотрудники берут из архива необходимые бумаги для работы и забывают их вернуть. Они могут затеряться среди другой документации, возрастает риск их утраты. Своевременная инвентаризация поможет этого избежать.