В ходе деятельности любой компании неизбежно образуется большое количество документов, которые впоследствии по определённым правилам передаются на архивное (внеофисное или государственное) хранение.
Документы, хранящиеся в архиве, не исключаются из работы в них, как показывает опыт, периодически возникает необходимость. Из архивных документов делаются различные выписки, они могут понадобиться при налоговых проверках и во многих других случаях.
Между тем, использовать деловые бумаги, хранящиеся в архиве, далеко не так просто и удобно, как те документы, которые находятся в оперативном документообороте организации:
Существует способ, который позволяет компаниям избавиться от перечисленных выше проблем и сэкономить колоссальные средства. В случае если объём документов, находящихся на архивном хранении, внушителен, эта экономия может исчисляться миллионами рублей. Речь идёт об услуге сканирования документов, профессионально оказываемой специалистами архивной компании «Седьмая печать».
Преимущества сканирования деловых бумаг при их передаче на архивное хранение многочисленны. Все они вытекают из природы электронного представления документов.
Отпадает необходимость делать запросы в архивные организации — а значит, не придётся оплачивать их услуги, связанные с поиском необходимых документов и их доставкой.
Процесс поиска нужных документов в архиве значительно упрощается и ускоряется. В ходе сканирования бумаг формируется электронный архив, работа с которым, как показывает практический опыт, не представляет проблемы для сотрудников организаций. В большинстве случаев для отыскания нужного документа требуется не более 20-30 секунд.
При сканировании документов и их последующем использовании в составе электронного архива удаётся существенно уменьшить количество необходимых дополнительных услуг, и получить при этом экономию, достигающую 70%.
Ещё одним плюсом сканирования документации является обеспечение гарантии её сохранности. Известно, что твёрдые копии (так называют документы в их традиционной бумажной форме) недолговечны, поскольку подвержены самым разным внешним воздействиям. В архивном хранилище может возникнуть пожар или подтопление, документы могут повредить грызуны или злоумышленники. В случае если было выполнено сканирование, у вас останутся их электронные копии.
Современные технологии, как известно, находят всё более широкое применение в нашей жизни, в том числе — в деятельности государственных органов. Так, налоговые инспекции в 95% случаев требуют электронные копии документов, подобное требование всё чаще предъявляют и другие органы. Услуга сканирования документов, оказываемая компанией «Седьмая печать», позволить вам с лёгкостью выполнять требования, о которых идёт речь.
Мы — компания, специализирующаяся на профессиональном оказании архивных услуг.
Доверив сканирование нам вы получите результат на самом высоком уровне.