Удаленный электронный архив: этапы создания, особенности поддержки и пользования

Удаленный электронный архив необходим коммерческим организациям, общественным, государственным и другим учреждениям. Он способствует эффективному ведению учета документооборота, сокращает траты на обслуживание архива на территории предприятия или компании, гарантирует 100% безопасность и конфиденциальность.

Основные этапы создания удаленного электронного архива

В такой архив помещается любая документация — от распорядительных документов до товарных накладных. Создавая удаленный электронный архив, сотрудники нашей компании действуют по стандартной схеме:

 

• внимательное изучение бумажного или уже частично существующего электронного архива;
• сортировка документов, их профессиональное сканирование и внесение данных в общую базу;
• создание меток, которые в будущем будут способствовать быстрому поиску нужной информации;
• доработка удаленного архива, исходя из требований клиента или изменившейся ситуации.

Особого внимания заслуживает этап по созданию центра управления удаленным электронным архивом. Структура каталога и его возможности зависят от объема внесенной цифровой информации и пожеланий заказчика.

Особенности технической поддержки и использования архива

Беспроблемное функционирование удаленного электронного архива подразумевает проведение своевременного технического обслуживания и оказания поддержки. Ведение архива — это не только сканирование документов и загрузка их в информационную систему, но и решение других актуальных задач:

 

• быстрое редактирование базы данных, если возникает такая необходимость;
• загрузка в архив новых документов, изменение структуры общего каталога;
• настройка электронного архива с учетом добавления новых пользователей или изменения прав доступа;
• оптимизация баз данных на основе требований клиента и правок в законодательной базе.

Обучение персонала компании и консультирование в стандартных или экстренных ситуациях также входят в сферу технической поддержки.

Использование

Использование удаленного электронного архива упрощает процесс работы с документами, обеспечивает слаженное функционирование всех подразделений предприятия, защищает пользователей от такой серьезной проблемы, как утеря того или иного документа. Для поиска конкретного документа или создания его копии достаточно нескольких кликов, причем это можно сделать не только из офиса, но и удаленно.