Наша компания осуществляет автоматизацию архивов в соответствии со всеми требованиями законодательства и современного делопроизводства. Автоматизация архивов позволяет существенно упростить управление предприятием. А также структурировать его взаимоотношения с другими организациями и органами власти. Именно поэтому интерес руководства российских компаний к данной сфере услуг ежегодно возрастает.
Следует отметить, что жизненный цикл большинства документов не завершается этапом выполнения работ по ним и предоставления итоговых отчетов. Многие бумаги представляют ценность для самих компаний, их сотрудников и даже общества в целом. Соответственно, после извлечения материалов из общего документооборота, они подлежат передаче в ведомственные архивы предприятий для хранения установленный срок либо до утраты ценности.
В этой связи встает вопрос грамотной организации хранения «отработанной» документации, позволяющей оперативно и без лишних затрат получать доступ к требующейся информации. Причем наиболее приемлемым для этого методом на данном этапе является именно автоматизация архива. Здесь стоит упомянуть, что сегодня в соответствии с данными Федерального закона «Об архивном деле РФ» документом называют любой носитель информации, обладающий реквизитами и поддающийся идентификации.
Данная процедура включает отбор, систематизацию, сканирование документов предприятия, разработку и установку программного обеспечения, способного сделать хранимую информацию доступной и удобной к просмотру. Также предусматривается ряд специальных возможностей, учитывающих специфику работы того или иного предприятия.
• Возможность централизованного и полностью безопасного хранения документации;
• Оперативность доступа к информации при условии учета прав пользователей;
• Возможность регистрации входящих, а также исходящих документов;
• Возможность работать с носителями информации всех типов и разными видами документов (например, с чертежами и схемами);
• Контроль версий документа;
• Возможность полнотекстового поиска бумаг по их атрибутам и содержанию;
• Опция коллективной работы пользователей с возможностью контроля исполнения, согласования и утверждения документов;
• Возможность доступа посредством Интернет;
• Автоматизированная загрузка документации со сканера либо с электронной почты;
• Возможность выгрузки данных на внешние носители.
Безусловно, данная процедура может быть осуществлена силами самого предприятия. Однако эффективным данный подход будет лишь при наличии соответствующим образом подготовленных специалистов. Практика показывает, что в ином случае уже на начальном этапе работы с архивом всплывают погрешности и ошибки, требующие квалифицированного вмешательства и, естественно, дополнительных расходов. Именно поэтому большинство организаций сегодня предпочитают сэкономить время и финансовые средства, предоставив автоматизацию архивов специализированным компаниям, таким, как наша.
С нами Вы в короткие сроки получите грамотно структурированный и удобный архив, информация, находящаяся в котором, будет надежно защищена.