Одни быстро реагируют на современные возможности и переводят документацию в электронный вид. Другие считают, что надежнее действовать по старинке и хранить бумаги в папках на стеллажах в офисе. Первые за счет модернизации ускоряют рабочие процессы, перестают нанимать лишних работников и всегда имеют в распоряжении удобную электронную базу. Вторые же остаются в раздумьях — стоит ли выполнять оцифровку бизнеса, безопасно ли и доступно это? Давайте разберемся, что останавливает предприятия перед тем, чтобы перевести свои документы в электронный вид.
Да, если нерадивый сотрудник создаст только одну версию документа и случайно ее удалит (либо компьютер выйдет из строя и вся информация не будет подлежать восстановлению), тогда оцифровка опасна. Но если ее выполняют профессионалы, они применяют многоступенчатую систему защиты, делают копии и устанавливают пароли — возможность восстановления есть всегда.
В начале появления электронных баз и методов оцифровки бизнеса эти услуги стоили довольно дорого. Сейчас крупные компании предлагают минимальные цены на эти услуги и принимают оплату только после выполнения работ — это более чем доступно.
Официальные компании подписывают с организацией договор, где гарантирует полную конфиденциальность обрабатываемой информации.
Работники соответствующих компаний специализируются именно на общепринятой оцифровке и действуют согласно законодательным нормативам обработки любых документов. Это общие правила для всех, в которых они хорошо разбираются и применяют в работе в любой структуре.
Не в каждой организации есть промышленные сканеры и специальное программное обеспечение. Оцифровка всех папок в отделе кадров на обычном принтере может занять недели. В специализированной компании это делается за несколько дней.
Опытная компания сначала проанализирует объем документации, затем составит договор и выполнит работу. После этого предоставит отчет о проделанных работах и только затем примет оплату по факту.
Оцифровка бизнеса осуществляется таким образом, что компания получает простую и понятную в использовании базу данных. Даже секретарь может за считанные минуты найти и открыть нужный документ.