7 мифов про оцифровку бизнеса

Одни быстро реагируют на современные возможности и переводят документацию в электронный вид. Другие считают, что надежнее действовать по старинке и хранить бумаги в папках на стеллажах в офисе. Первые за счет модернизации ускоряют рабочие процессы, перестают нанимать лишних работников и всегда имеют в распоряжении удобную электронную базу. Вторые же остаются в раздумьях — стоит ли выполнять оцифровку бизнеса, безопасно ли и доступно это? Давайте разберемся, что останавливает предприятия перед тем, чтобы перевести свои документы в электронный вид.

Миф №1: бумага надежнее, файлы легко потерять или уничтожить

Да, если нерадивый сотрудник создаст только одну версию документа и случайно ее удалит (либо компьютер выйдет из строя и вся информация не будет подлежать восстановлению), тогда оцифровка опасна. Но если ее выполняют профессионалы, они применяют многоступенчатую систему защиты, делают копии и устанавливают пароли — возможность восстановления есть всегда.

Миф №2: оцифровка это очень дорого

В начале появления электронных баз и методов оцифровки бизнеса эти услуги стоили довольно дорого. Сейчас крупные компании предлагают минимальные цены на эти услуги и принимают оплату только после выполнения работ — это более чем доступно.

Миф №3: произойдет утечка секретной информации

Официальные компании подписывают с организацией договор, где гарантирует полную конфиденциальность обрабатываемой информации.

Миф №4: сторонние специалисты не поймут специфику

Работники соответствующих компаний специализируются именно на общепринятой оцифровке и действуют согласно законодательным нормативам обработки любых документов. Это общие правила для всех, в которых они хорошо разбираются и применяют в работе в любой структуре.

Миф №5: быстрее оцифровать самим, чем долго передавать дела

Не в каждой организации есть промышленные сканеры и специальное программное обеспечение. Оцифровка всех папок в отделе кадров на обычном принтере может занять недели. В специализированной компании это делается за несколько дней.

Миф №6: при большом объеме сложно оценить стоимость

Опытная компания сначала проанализирует объем документации, затем составит договор и выполнит работу. После этого предоставит отчет о проделанных работах и только затем примет оплату по факту.

Миф №7: сотрудники после оцифровки не смогут

Оцифровка бизнеса осуществляется таким образом, что компания получает простую и понятную в использовании базу данных. Даже секретарь может за считанные минуты найти и открыть нужный документ.