Внеофисное хранение документов

Архивное хранение документов происходит в специальных архивных коробах, обеспечивающих оптимальные условия хранения, возможность оперативного перемещения, защиту документов от внешнего воздействия. Короба размещаются в хранилище, обеспечивающее заданные стандарты хранения (температурно-влажностный, санитарно-гигиенические). Сохранность Ваших документов гарантируется многоуровневой и круглосуточной охраной, современной системой пожаротушения.

Прием передаваемых на хранение документов проводится либо в офисе Клиента, либо в хранилище. Как правило, документы размещаются в предоставляемых коробах в папках, либо документы предварительно брошюруются. Наши сотрудники удостоверяются, что короб не содержит опасные материалы, и после этого Клиент может опломбировать поклажу (по желанию). В дальнейшем все изменения, связанные с перемещением короба или документов, изменениями в описи, заносятся в базу данных и могут предоставляться Клиенту в виде отчетов.

Этапы:

• Каждому коробу присваивается свой уникальный код, который дублируется штрих-кодом на поверхности короба;
• В хранилище выделяется место для размещения короба, которое резервируется на весь срок хранения поклажи;
• В базе данных заводиться учетная запись со всеми данными о единице поклажи и описью короба.

Порядок выдачи и возврата документов

Для работы с документами, хранящимися в хранилище, Клиент делает заявку на их получение. В заявке оговаривается наименование документов или коробов, время и место получения поклажи, возможность доставки, срочность выполнения. Заявка может быть принята по телефону, факсу или электронной почте. В зависимости от пожеланий Клиента, документы могут предоставляться как в коробе, так и в единичном виде, в соответствии с описью короба. Документы доставляются в офис нашей компании, либо вместо, указанное Клиентом. При получении документов Клиент удостоверяется в целостности документов и расписывается в их получении. После работы с документами, Клиент либо самостоятельно доставляет их в офис нашей компании, либо наши сотрудники забирают документы в месте, согласованном с Клиентом. При этом, если произошли изменения в описи хранимой поклажи, то эти поправки вносятся в базу данных.