Проблема хранения большого количества документов часто бывает трудно решаемой для многих крупных предприятий, где документооборот просто огромный. Вопрос нахождения специального хранилища, установка шкафов, постоянная раскладка бумаг по папкам — все это довольно трудоемко, требует много времени и затраты сил.
Причем работа в архиве должна быть постоянной, не останавливающейся ни на день, иначе потом с бумагами просто не разобраться.
Который мог бы быть недорогим, не требующим места, наличия сотрудников и, главное, не забирал бы большое количества времени. В этом случае лучший вариант — это архив электронных документов. Работа с таким архивом имеет много плюсов. Прежде всего, это удобно, вам не нужно будет перебирать кучу папок и бумаг, чтобы найти нужный документ. Как известно, в бухгалтерии многие документы хранят по пять лет, поэтому приходится тратить много времени на такие поиски. Здесь же все в одном месте, разбито по годам, месяцам и датам.
Наша компания «Седьмая печать» поможет вам с проблемой хранения важных документов организации — создание архива электронных документов сделает этот важный процесс максимально удобным и минимальным по трате времени. Мы не только приведем все ваши документы в идеальный порядок, который будет оптимален для учета и хранения, но и уничтожим те, которые этому подлежат. Поэтому часть ваших сотрудников освободится от той работы, которая им не позволяет делать свои основные дела в организации, занимая много времени.
Многие учреждения пытаются создавать электронные архивы самостоятельно, но не всегда получается то, что хочется.
Потеря времени, многочисленные ошибки, которые обязательно будут, так как есть сложность в создании программного обеспечения и обслуживания такого архива. В таком случае все ошибки могут сыграть роль в том, что неправильный электронный архив приведет к большим проблемам, прежде всего, невозможности найти нужный документ быстро и оперативно для важной проверки, когда время наиболее важно в таком процессе, поэтому самостоятельное решение проблемы, экономия на архиве — не выход из положения.
Обращение к специалистам, к компании, которая имеет большой опыт в таком направлении, позволит сделать все быстро, аккуратно и правильно. Главное, что, буквально через полгода все затраты на электронную версию архива окупятся.Создание электронного архива — достаточно трудоемкое занятие, поэтому так важно участие в этом процессе именно профессионалов.
Он имеет несколько этапов, в которые входит создание технического задания, на основании которого будет создаваться весь архив, работа над программным обеспечением, сканирование всех имеющихся документов, самая длительная по времени часть, сохранение, обработка и индексация всей информации. На этом работа не закончится, специалисты вводят данные для того, чтобы было легко и быстро входить в базу, а, главное, пользоваться.
Правильная созданная структура позволит всем сотрудникам, даже тем, кто не имеет навыков пользования такими системами, работать легко и без всяких проблем.