Как сэкономить на содержании архива?

Проблема хранения большого количества документов часто бывает трудно решаемой для многих крупных предприятий, где документооборот просто огромный. Вопрос нахождения специального хранилища, установка шкафов, постоянная раскладка бумаг по папкам — все это довольно трудоемко, требует много времени и затраты сил.

Причем работа в архиве должна быть постоянной, не останавливающейся ни на день, иначе потом с бумагами просто не разобраться.

Как найти оптимальный вариант создания архива

Который мог бы быть недорогим, не требующим места, наличия сотрудников и, главное, не забирал бы большое количества времени. В этом случае лучший вариант — это архив электронных документов. Работа с таким архивом имеет много плюсов. Прежде всего, это удобно, вам не нужно будет перебирать кучу папок и бумаг, чтобы найти нужный документ. Как известно, в бухгалтерии многие документы хранят по пять лет, поэтому приходится тратить много времени на такие поиски. Здесь же все в одном месте, разбито по годам, месяцам и датам.

Поэтому поиск нужной накладной или счета займет минимум времени

Наша компания «Седьмая печать» поможет вам с проблемой хранения важных документов организации — создание архива электронных документов сделает этот важный процесс максимально удобным и минимальным по трате времени. Мы не только приведем все ваши документы в идеальный порядок, который будет оптимален для учета и хранения, но и уничтожим те, которые этому подлежат. Поэтому часть ваших сотрудников освободится от той работы, которая им не позволяет делать свои основные дела в организации, занимая много времени.

Создание электронного архива самостоятельно

Многие учреждения пытаются создавать электронные архивы самостоятельно, но не всегда получается то, что хочется.

Потеря времени, многочисленные ошибки, которые обязательно будут, так как есть сложность в создании программного обеспечения и обслуживания такого архива. В таком случае все ошибки могут сыграть роль в том, что неправильный электронный архив приведет к большим проблемам, прежде всего, невозможности найти нужный документ быстро и оперативно для важной проверки, когда время наиболее важно в таком процессе, поэтому самостоятельное решение проблемы, экономия на архиве — не выход из положения.

Обращайтесь к специалистам

Обращение к специалистам, к компании, которая имеет большой опыт в таком направлении, позволит сделать все быстро, аккуратно и правильно. Главное, что, буквально через полгода все затраты на электронную версию архива окупятся.Создание электронного архива — достаточно трудоемкое занятие, поэтому так важно участие в этом процессе именно профессионалов.

Плюсы работы со специалистами

наши специалисты не только предложат вам оптимальные вариант создания архива такого плана, но и сделают все в короткие сроки;
специалисты постоянно отслеживают все нововведения, которые сейчас есть в мире в этом направлении, используя все это в своей работе.

Процесс создания электронного архива займет некоторое время

Он имеет несколько этапов, в которые входит создание технического задания, на основании которого будет создаваться весь архив, работа над программным обеспечением, сканирование всех имеющихся документов, самая длительная по времени часть, сохранение, обработка и индексация всей информации. На этом работа не закончится, специалисты вводят данные для того, чтобы было легко и быстро входить в базу, а, главное, пользоваться.

Сложность электронного архива не влияет на пользование им

Правильная созданная структура позволит всем сотрудникам, даже тем, кто не имеет навыков пользования такими системами, работать легко и без всяких проблем.