Под источниками комплектования государственных архивов понимаются государственные и муниципальные органы власти, а также организации и граждане, деятельность которых образует документы Архивного фонда Российской Федерации.
Списки источников комплектования архива формируются на основании договора, который заключается с гражданами и негосударственными организациями.
Чтобы организация была отнесена к источникам комплектования архива. Она должна соответствовать определённым критериям, среди которых:
Списки источников комплектования составляет архив согласно закону об архивном деле в РФ. И рекомендаций федерального органа исполнительной власти, осуществляющего свою деятельность в архивном деле. Проект списков того или иного архива рассматривается экспертно-проверочной комиссией и согласовывается с Центральной экспертно-проверочной комиссией.
Затем организация получает справку, экспертное заключение о включении или исключении из списка, содержащего источники комплектования государственных архивов. Кроме того, организации сообщается о том, в какой форме принимаются на хранение архивные документы.
В архиве на каждую организацию, которая стала источником комплектования государственных архивов, заводится наблюдательное дело. В него включают документы, подтверждающие правовой статус и деятельность организации, структуру делопроизводства и работу архива. Также для учёта работы с источниками комплектования в архивах создаются базы данных и учётно-справочные картотеки.
Взаимодействие между архивом и организацией заключается в следующем:
Для эффективного взаимодействия с архивами организация может не только создать соответствующие отделы в собственной структуре, но и обратиться за помощью в нашу компанию, которая имеет многолетний опыт взаимодействия с государственными и муниципальными архивами и на высоком профессиональном уровне сможет осуществить работы.
Только профессиональный подход специалистов нашей компании позволит вам наладить эффективное взаимодействие с архивом по своевременной подготовке различных документов к передаче их на временное или постоянное хранение!