Работа с источниками комплектования государственных архивов

Списки источников комплектования архивов

Списки источников комплектования архива формируются на основании договора, который заключается с гражданами и негосударственными организациями.

Критерии источников комплектования архива

Чтобы организация была отнесена к источникам комплектования архива. Она должна соответствовать определённым критериям, среди которых:

• функционально-целевое назначение организации;
• полнота отражения информации о деятельности той или иной организации в архивных фондах, находящихся в других организациях.

Составление списков источников комплектования

Списки источников комплектования составляет архив согласно закону об архивном деле в РФ. И рекомендаций федерального органа исполнительной власти, осуществляющего свою деятельность в архивном деле. Проект списков того или иного архива рассматривается экспертно-проверочной комиссией и согласовывается с Центральной экспертно-проверочной комиссией. 

Уведомление организации о включении или исключении из списка

Затем организация получает справку, экспертное заключение о включении или исключении из списка, содержащего источники комплектования государственных архивов. Кроме того, организации сообщается о том, в какой форме принимаются на хранение архивные документы. 

Наблюдательное дело на организацию источник комплектования

В архиве на каждую организацию, которая стала источником комплектования государственных архивов, заводится наблюдательное дело. В него включают документы, подтверждающие правовой статус и деятельность организации, структуру делопроизводства и работу архива. Также для учёта работы с источниками комплектования в архивах создаются базы данных и учётно-справочные картотеки. 

Взаимодействие между архивом и организацией

Взаимодействие между архивом и организацией заключается в следующем:

• вместе с источниками комплектования архив готовит к процедуре согласования номенклатуры дел, различные инструкции по делопроизводству, положения об экспертных комиссиях, работающих с источниками комплектования архивов;
• архив проводит проверки соблюдения правил комплектования, учёта, хранения и использования документов, предназначенных для передачи в архив;
• при обеспечении сохранности документов временного хранения архив взаимодействует с экспертными, архивными и делопроизводственными службами источников комплектования.

Для эффективного взаимодействия обратитесь к нам

Для эффективного взаимодействия с архивами организация может не только создать соответствующие отделы в собственной структуре, но и обратиться за помощью в нашу компанию, которая имеет многолетний опыт взаимодействия с государственными и муниципальными архивами и на высоком профессиональном уровне сможет осуществить работы.

Осуществляемые нами работы

• организация в делопроизводстве соответствующих документов с последующим формированием дел;
• отбор документов, которые относятся к Архивному фонду РФ, и их подготовка к передаче в архив на хранение;
• приведение в порядок документов по личному составу;
• ведение учёта документов с временными сроками хранения;
• подготовка нормативных документов по вопросам архивного дела, а также делопроизводства.

Профессиональный подход

Только профессиональный подход специалистов нашей компании позволит вам наладить эффективное взаимодействие с архивом по своевременной подготовке различных документов к передаче их на временное или постоянное хранение!