Сдача документов в архив при ликвидации организации предполагает понимание требований, которые законодательство предъявляет к юридическому лицу, и доскональное знание специфики вопроса. Соответственно, при отсутствии квалифицированных кадров на предприятии, логичнее доверить эту задачу профессионалам.
Контроль над сдачей документов при ликвидации организации осуществляют сотрудники архива. Прием бумаг на хранение выполняется в соответствии с ранее составленными описями, предисловиям, а также исторической справкой. По окончании процедуры составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется в государственный архив, второй – передается ликвидатору либо владельцу ликвидируемой организации.
Встает вопрос, как же правильно подготовить документы. Во первых, проводится экспертиза ценности, во время которой специалисты отбирают документы, подлежащие длительному хранению. Далее систематизацию документов и формирование архивных дел, с оформлением листов заверителей и внутренних описей. После всего этого дела прошиваются с оформлением обложек. Не стоит забывать про составление и оформление описи дел. К оформлению документов, подлежащих сдаче на хранение в государственный архив после ликвидации, предъявляется ряд обязательных правил и требований.
После того, как все документы и описи подготовлены, составляется научно-справочный аппарат (НСА) на компанию. Подается заявление в архив на прием документов ликвидируемой организации. После того, как эксперты главархива проверят правильность подготовки документов и НСА, происходит согласование описи и акта с экспертно-проверочной комиссией. И как итог получение справки государственного архива для предоставления государственному регистратору.
В случае ликвидации организации ответственность за сдачу документов в государственный архив несет ликвидационная комиссия. При банкротстве предприятия ответственность ложится на арбитражного руководителя. Бумаги, не подлежащие передаче в госархив, срок хранения которых не закончился, можно передать на депозитарное хранение. По мере истекания сроков хранения документы уничтожаются. Ликвидация организаций различных организационно-правовых форм и видов деятельности имеет свои особенности в части оформления документов для передачи в государственные архивные структуры. Чтобы избежать проблем при сдаче документов, обращайтесь к услугам профессиональной архивной компании «Седьмая Печать». Опытные специалисты помогут в сжатые сроки выполнить все необходимые работы по передаче бумаг и получить справку архива для передачи государственному регистратору.