Порядок уничтожения бухгалтерских документов

В результате ведения бухгалтерской деятельности на любом предприятии возникает вопрос о порядке уничтожения документов.

Уничтожение документов — вполне логичный этап работы бухгалтерского отдела, позволяющий снять проблему загромождения площадей компании, которые можно использовать более эффективно, целесообразно. Кроме того, необходимо понимать, что существует риск проверки предприятия службами и обнаружения нежелательных для организации бумаг, документов с истекшим сроком хранения, которые не были уничтожены вовремя.

Порядок уничтожения бухгалтерских документов, учитывая важность финансовой информации, имеет свою последовательность, уничтожение документации проводится при соблюдении определенных инструкций, правил, положений архивного, бухгалтерского, налогового законодательства.

В обязательном порядке уничтожение документов должно быть проведено в нескольких случаях.

Во-первых, уничтожить документы необходимо, если экспертная комиссия признала документацию утратившей ценность и/или истекли сроки хранения документации (минимальный срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет).

Во-вторых, если речь идет о происшествиях непреодолимой силы (стихийные бедствия, форс-мажорные обстоятельства и так далее).

То есть, порядок уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения или утративших ценность, включает в себя решение экспертной комиссии, после чего составляется специальный акт науничтожение. Если говорить о непредвиденных обстоятельствах, то порядок уничтожения документовподразумевает получение подтверждение соответствующих уполномоченных служб (например, МЧС), а также заключение комиссии, проводившей исследование и восстановление документов, которые пострадали в результате этих обстоятельств.

Важно помнить, что порядок уничтожения бухгалтерских документов включает в себя также оформление пакета сопроводительных документов, установленного законом.

Нарушение данного требования может квалифицироваться, как административное нарушение, в некоторых ситуациях, и как уголовное преступление, которое повлечет за собой серьезные последствия. При этом каждый актуничтожения необходимо проводить в условиях строгой конфиденциальности.

Нужно также помнить, что в случае реорганизации или ликвидации компании документы необходимо передать на хранение в архив (например, государственный), а не уничтожать.

Уничтожение бухгалтерских документов: самостоятельно или с помощью профессионалов

На сегодняшний день порядок уничтожения бухгалтерских документов подразумевает два способа: можно уничтожить документы самостоятельно (шредирование или сожжение), а можно обратиться в специализированную компанию по уничтожению документов.

Компания «Седьмая печать» является одним из лидеров в своей области. Наши специалисты знают все тонкости, нюансы порядка уничтожения документов, и соблюдая все правила, предписания, обеспечат максимально оперативный и качественный результат.

Так, при уничтожении документации нужно учитывать сроки секретности документов. Существует пять уровней секретности, для каждого из которых используют свой тип шредера.

К примеру, первый уровень секретности, включающий в себя бумаги общего пользования, уничтожается на шредерах с шириной стружки не больше 12 мм. Для второго уровня секретности, то есть, для бумаг служебного пользования, ширина отходов будет составлять не больше 6 мм. Третий уровень секретности характеризуется шириной отходов 2 мм. Документы повышенной секретности, секретные бухгалтерские документы необходимо уничтожать на шредерах четвертого и пятого уровня секретности.

Далеко не всякая организация располагает необходимым оборудованием, чтобы суметь обеспечить правильный порядок уничтожения документов, соблюдая все нюансы и тонкости, поэтому лучше обращаться к профессионалам, например, в «Седьмую печать», тем более, что специалисты компании готовы не только обеспечить грамотный порядок уничтожения документов, но и отсканировать документы, создав электронный архив, что позволит вам оптимизировать работу бухгалтерского, архивного отделов, освободить площади.

Если вам нужно качество по доступной цене, обращайтесь к нам.