Реальные проблемы автоматизации работы с документами

Масштабный перевод архивов из бумажного формата в электронный вид обусловил необходимость создания и внедрения программных приложений, которые обеспечили бы возможность восстановления базы архива, быструю и точную обработку данных с выдачей нужного документа по запросу пользователя.

Такое программное обеспечение сегодня существует

С его помощью можно автоматизировать процессы формирования разделов электронного архивохранилища, поиск и выдачу дел, обеспечить учёт количества обращений к тому или иному документу, настроить систему напоминаний об истечении срока актуальности документа и многое другое.

Однако автоматизация работы с документами испытывает ряд проблем

Связаны они с тем, что во многих направлениях деятельности компаний и учреждений невозможно отказаться от использования бумажных документов. Одним из этих направлений является оформление личных дел сотрудников, которые включают в себя персональные документы, а так же трудовые договоры, различные приказы, анкеты и т.п.

Почти все они создаются и хранятся на бумаге

Законодательно электронный документ можно хранить в архиве 75 лет, а вот действие электронной подписи законом не оговорено. Поэтому при предоставлении такого документа в суд при решении разногласий между работником и работодателем по истечении определенного срока может оказаться бессмысленным, если электронная подпись будет признана недействительной по истечении «срока годности».

Есть еще одна причина

Дело в том, что автоматизированное ведение архива предполагает наличие различной документации, в том числе и кадровой, где присутствует оценка сотрудника руководителем, указания на причины взысканий и увольнений, а главное - личные данные, доступ к которым можно при желании признать неправомерным по «закону о защите персональных данных». Это лишь малая часть примеров проблем, которые в ближайшем будущем предстоит решить законодателям в свете активного внедрения автоматизации в документооборот и сферу архивного хранения.