Реальные проблемы автоматизации работы с документами

Масштабный перевод архивов из бумажного формата в электронный вид обусловил необходимость создания и внедрения программных приложений, которые обеспечили бы возможность восстановления базы архива, быструю и точную обработку данных с выдачей нужного документа по запросу пользователя.

Такое программное обеспечение сегодня существует

С его помощью можно автоматизировать процессы формирования разделов электронного архивохранилища, поиск и выдачу дел, обеспечить учёт количества обращений к тому или иному документу, настроить систему напоминаний об истечении срока актуальности документа и многое другое.

Однако автоматизация работы с документами испытывает ряд проблем

Связаны они с тем, что во многих направлениях деятельности компаний и учреждений невозможно отказаться от использования бумажных документов. Одним из этих направлений является оформление личных дел сотрудников, которые включают в себя персональные документы, а так же трудовые договоры, различные приказы, анкеты и т.п.

Почти все они создаются и хранятся на бумаге

Законодательно электронный документ можно хранить в архиве 75 лет, а вот действие электронной подписи законом не оговорено. Поэтому при предоставлении такого документа в суд при решении разногласий между работником и работодателем по истечении определенного срока может оказаться бессмысленным, если электронная подпись будет признана недействительной по истечении «срока годности».

Есть еще одна причина

Дело в том, что автоматизированное ведение архива предполагает наличие различной документации, в том числе и кадровой, где присутствует оценка сотрудника руководителем, указания на причины взысканий и увольнений, а главное - личные данные, доступ к которым можно при желании признать неправомерным по «закону о защите персональных данных». Это лишь малая часть примеров проблем, которые в ближайшем будущем предстоит решить законодателям в свете активного внедрения автоматизации в документооборот и сферу архивного хранения.

Оставить заявку на архивные услуги

Нажимая кнопку "Получить консультацию", вы даете согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности сайта.

Как мы работаем

Заявка

Заказчик делает заявку по телефону, электронной почте или через наш сайт.

Обратная связь

Менеджер нашей компании связывается с заказчиком и согласовывает объем и специфику предстоящих работ.

Договор

Заключаем необходимый договор со сроками его выполнения.

Работы

После заключения договора выполняем все необходимые работы.

Отчет

Составляем детальный отчёт о проделанных работах.

Оплата

После оказания необходимых услуг или работ заказчику выставляется счёт на оплату.

В Новый год с новым архивом

Заказывая архивные услуги до 31.12.2017 Вы получаете скидку 20 %

Больше архивных работ - дешевле сумма договора.

При большом заказе скидка 3% на архивные работы

Новости

Архивы России к 100-летию Октябрьской революции

Годовщина революции дает возможность россиянам ознакомиться с новыми документами

Все новости

Статьи

Частный архивариус или архивная компания: что выгоднее?

При выборе стоит взвесить все «за» и «против»

Все статьи

Нормативные документы

Распоряжение ФНС России от 13.02.2017 N 22@ (ред. от 31.05.2017)

Об утверждении Плана мероприятий Федеральной налоговой службы по расширению электронного документооборота на 2017 - 2018 годы

Распоряжение Главархива МО от 08.12.2017 N 163-р

О проведении Московского областного конкурса юношеских учебно-исследовательских работ "Юный архивист" в 2018 году

Все документы