Систематизация и хранение информации в бумажном и электронном виде

Разный формат носителей информации обуславливает различие этих операций в техническом плане. Например, систематизация документов на бумажных носителях является довольно сложным и трудоёмким делом, при выполнении которого исполнители вынуждены затрачивать много времени и усилий. С электронными документами работать проще и удобнее, как при систематизации, так и при организации их хранения, а так же при последующем использовании.

архив .png

Систематизация и хранение бумажного архива

Системное распределение бумажных документов в архиве, по своей сути, заключается в классификации и группировке документов в папки, так называемые «дела». В каждом «деле» документы укладываются в определенном порядке. Сами папки в конечном итоге распределяются по специальным коробам из переплетного картона, которые закрываются крышками и занимают свои места на стеллажах хранилища. Это обязательные процедуры, поскольку тщательная систематизация и хранение информации по описанной схеме позволяет в будущем упростить их учёт, поиск и эксплуатацию.

Систематизация и хранение электронного архива

Электронный архив систематизируется и хранится по тем же принципам, что и бумажный, но совершенно другими способами. После сканирования документов, их файлы индексируют по различным признакам, например по дате создания, по названию и т.п. Затем, в соответствии с полученными отметками (индексами), документы, как собственно и бумажные, складываются в папки нескольких уровней, но в данном случае это электронные папки. На заключительном этапе создания хранилища, сформированный архив переносится на жесткий диск компьютера или сервер компании, а в последнее время стало возможным хранить архивы на облачном сервере в Интернете.

Плюсы и минусы

Не обязательно быть профессионалом архивистом, чтобы оценить, насколько систематизация и хранение информации в традиционном архиве, отличается от его электронного аналога. Все процедуры по формированию бумажного архива проводятся вручную, что требует колоссальных трудозатрат от исполнителей. При этом очень высок риск ошибки, обусловленный влиянием человеческого фактора. Электронные документы индексируются и систематизируются на компьютере, и это позволяет в сотни раз сократить время его создания. После этого они заносятся в электронный архив, который размещается на электронном носителе. При необходимости такой архив может быть обеспечен специальными программами поиска документов.



Как мы работаем

Заявка

Заказчик делает заявку по телефону, электронной почте или через наш сайт.

Обратная связь

Менеджер нашей компании связывается с заказчиком и согласовывает объем и специфику предстоящих работ.

Договор

Заключаем необходимый договор со сроками его выполнения.

Работы

После заключения договора выполняем все необходимые работы.

Отчет

Составляем детальный отчёт о проделанных работах.

Оплата

После оказания необходимых услуг или работ заказчику выставляется счёт на оплату.

Подарок каждому Клиенту

При заключении договора гарантированный подарок

Успейте стать первым

Скидка 20% первым пяти Клиентам с 01.03.2019

Новости

Записи тренировок фигуристов, занимавшихся у Москвиных, будут оцифрованы

Километры кинопленки с записями тренировок фигуристов были переданы в госархив

Все новости

Статьи

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

Эта процедура должна выполняться по особым правилам

Все статьи

Нормативные документы

Распоряжение ФНС России от 13.02.2017 N 22@ (ред. от 31.05.2017)

Об утверждении Плана мероприятий Федеральной налоговой службы по расширению электронного документооборота на 2017 - 2018 годы

Распоряжение Главархива МО от 08.12.2017 N 163-р

О проведении Московского областного конкурса юношеских учебно-исследовательских работ "Юный архивист" в 2018 году

Все документы