Внеофисное хранение документов

Архивное хранение документов происходит в специальных архивных коробах, обеспечивающих оптимальные условия хранения, возможность оперативного перемещения, защиту документов от внешнего воздействия. Короба размещаются в хранилище, обеспечивающее заданные стандарты хранения (температурно-влажностные, санитарно-гигиенические).

Доступ посторонних лиц в хранилище ограничен.

Сохранность Ваших документов гарантируется многоуровневой и круглосуточной охраной, современной системой пожаротушения. Если Ваша компания использует для сбора и архивного хранения документов короба или тару другого размера, то мы готовы рассмотреть вопрос хранения нестандартной поклажи. Размеры нестандартной поклажи не должны превышать 5 м. в длину, 1.2 м. в ширину, 0.9 м. в высоту, а вес - не более 50 кг.

Подготовка документов для передачи на архивное хранение

Прием передаваемых на хранение документов проводится либо в офисе Клиента, либо в офисе нашей компании. Как правило, документы размещаются в предоставляемых коробах в папках, либо документы предварительно брошюруются. Наши сотрудники удостоверяются, что короб не содержит опасные материалы, и после этого Клиент может опломбировать поклажу (по желанию). Во время передачи документов на внеофисное хранение может быть составлена их опись.

При размещении в хранилище проводятся следующие операции:

  • Каждому коробу присваивается свой уникальный код, который дублируется штрих-кодом на поверхности короба;
  • В хранилище выделяется место для размещения короба, которое резервируется на весь срок хранения поклажи;
  • В базе данных заводиться учетная запись со всеми данными о единице поклажи и описью короба.

В дальнейшем все изменения, связанные с перемещением короба или документов, изменениями в описи, заносятся в базу данных и могут предоставляться Клиенту в виде отчетов.

Порядок выдачи и возврата документов

Для работы с документами, хранящимися в хранилище, Клиент делает заявку на их получение. 
В заявке оговаривается наименование документов или коробов, время и место получения поклажи, возможность доставки, срочность выполнения. Заявка может быть принята по телефону, факсу или электронной почте.

На основании заявки происходит изъятие короба из хранилища.

В зависимости от пожеланий Клиента, документы могут предоставляться как в коробе, так и в единичном виде, в соответствии с описью короба. 
Документы доставляются в офис нашей компании, либо в место, указанное Клиентом. При получении документов Клиент удостоверяется в целостности документов и расписывается в их получении. После работы с документами, Клиент либо самостоятельно доставляет их в офис нашей компании, либо наши сотрудники забирают документы в месте, согласованном с Клиентом. При этом, если произошли изменения в описи хранимой поклажи, то эти поправки вносятся в базу данных.

Предоставление отчетов о движении документов

Исходя из пожеланий Клиента, наши сотрудники предоставляют разнообразные отчеты о движении документов в течение срока хранения. Например, возможно предоставление информации о том кто, когда и на какое время забирал документы из хранилища, где находится тот или иной документ, какие изменения произошли с вашей поклажей в течение определенного времени и т.д.

Отчет об оказанных услугах

Ежемесячно Клиент получает подробный отчет об услугах оказанных нашей компанией за истекший период. Услуги, связанные с предоставлением информации о движении документов, являются бесплатными.



Оставить заявку на хранение документов

Нажимая кнопку "Получить консультацию", вы даете согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности сайта.


Как мы работаем

Заявка

Заказчик делает заявку по телефону, электронной почте или через наш сайт.

Обратная связь

Менеджер нашей компании связывается с заказчиком и согласовывает объем и специфику предстоящих работ.

Договор

Заключаем необходимый договор со сроками его выполнения.

Работы

После заключения договора выполняем все необходимые работы.

Отчет

Составляем детальный отчёт о проделанных работах.

Оплата

После оказания необходимых услуг или работ заказчику выставляется счёт на оплату.

В Новый год с новым архивом

Заказывая архивные услуги до 31.12.2017 Вы получаете скидку 20 %

Больше архивных работ - дешевле сумма договора.

При большом заказе скидка 3% на архивные работы

Новости

Архивы России к 100-летию Октябрьской революции

Годовщина революции дает возможность россиянам ознакомиться с новыми документами

Все новости

Статьи

Частный архивариус или архивная компания: что выгоднее?

При выборе стоит взвесить все «за» и «против»

Все статьи

Нормативные документы

Распоряжение ФНС России от 13.02.2017 N 22@ (ред. от 31.05.2017)

Об утверждении Плана мероприятий Федеральной налоговой службы по расширению электронного документооборота на 2017 - 2018 годы

Распоряжение Главархива МО от 08.12.2017 N 163-р

О проведении Московского областного конкурса юношеских учебно-исследовательских работ "Юный архивист" в 2018 году

Все документы