Часть 2 Приложения к Приказу ФТС об утверждении типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах российской федерации

11.3. Оформление результатов экспертизы ценности

документов. Составление и оформление описей

11.3.1. Для обеспечения комплектования архива в таможенном органе на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности документов, составляются описи, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

11.3.2. Опись дел (далее — опись) — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

11.3.3. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи могут не составляться.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

11.3.4. В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива таможенного органа. По этим описям документы сдаются в архив таможенного органа.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел таможенного органа, которую готовит архив таможенного органа и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

11.3.5. Описи составляются структурными подразделениями по установленной форме (приложение N 28) в двух экземплярах, один из которых остается в качестве контрольного в структурном подразделении, а другой вместе с делами представляется в архив таможенного органа не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

11.3.6. В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях когда структурное подразделение в течение периода, за который дела вносятся в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом таможенного органа.

11.3.7. Описательная статья описи включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий заголовку на обложке дела;

даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела;

примечание.

11.3.8. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

11.3.9. При составлении описи соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть, в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи — валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации (подпункты 13.4.2 — 13.4.4) на основе номенклатуры дел; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же»; при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

в описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см;

графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

11.3.10. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

11.3.11. Опись подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с архивом таможенного органа и утверждается начальником структурного подразделения.

11.3.12. На основе описей структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел таможенного органа, подготовка которого возлагается на архив таможенного органа под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного (муниципального) архива.

Работа по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, подготовке их к передаче на постоянное хранение и по упорядочению документов по личному составу таможенного органа может проводиться на договорной основе специалистами в области архивного дела.

11.3.13. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

11.3.14. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение N 29). Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичны элементам и порядку, изложенным в подпунктах 11.3.6, 11.3.7, 11.3.9 Типовой инструкции.

Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.

11.3.15. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества вносятся в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

11.3.16. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости — указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

11.3.17. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре таможенного органа за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и лицом, ответственным за работу архива таможенного органа.

11.3.18. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

11.3.19. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.

11.3.20. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению на заседании ЭК, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф согласования с указанием номера протокола и даты заседания ЭК, на котором он был рассмотрен. Согласованные годовые разделы направляются на рассмотрение ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела не позднее чем через три года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел. Представляются четыре экземпляра годового раздела сводной описи дел постоянного хранения.

После утверждения годового раздела сводной описи дел постоянного хранения ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела раздел утверждается начальником таможенного органа. Первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный (муниципальный) архив, остальные остаются в таможенном органе.

Таможенный орган, не являющийся источником комплектования государственного (муниципального) архива, представляет сводные описи дел на согласование ЭК вышестоящего таможенного органа.

11.3.21. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.

В таможенном органе с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

11.3.22. Каждой законченной описи присваивается номер.

11.3.23. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел.

При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.

11.3.24. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (приложение N 30).

На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

название фонда;

номер фонда;

номер описи;

название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного (муниципального) архива, в котором будут постоянно храниться дела таможенного органа.

11.3.25. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов, при наличии последних в годовых разделах.

11.3.26. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.

11.3.27. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме (приложение N 31). Порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, внесения заголовков дел, составления итоговой записи, заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в подпунктах 11.3.6, 11.3.7, 11.3.9 — 11.3.11 Типовой инструкции.

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов (подпункт 11.3.16 Типовой инструкции).

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЭК таможенного органа, а затем утверждается начальником таможенного органа.

11.3.28. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу имеет установленную форму (приложение N 32). Порядок заполнения граф формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в подпунктах 11.3.6, 11.3.7, 11.3.9 — 11.3.11 Типовой инструкции.

11.3.29. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

приказы (распоряжения) по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);

лицевые счета должностных лиц и работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

акты о несчастных случаях.

Указанные виды документов, образующиеся в таможенном органе в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу таможенного органа печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником кадровой службы и представляется на рассмотрение ЭК. Если таможенный орган является источником комплектования государственного (муниципального) архива, годовой раздел сводной описи подлежит согласованию с ЭПК соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями и утверждению начальником таможенного органа.

Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в подпунктах 11.3.21 — 11.3.26 Типовой инструкции.

11.3.30. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 33) производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно.

В таможенных органах, выступающих в качестве источника комплектования государственного (муниципального) архива, акты утверждаются начальником таможенного органа только после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела. После этого таможенный орган имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.

11.3.31. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные в 2010 г. дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2014 г.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на дела всего таможенного органа. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

11.3.32. Уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела проверяет правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеет право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

11.3.33. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемно-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем лица, ответственного за работу архива таможенного органа. После уничтожения дел в номенклатуре таможенного органа проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от… N…» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

11.4. Комплектование архива таможенного органа. Состав

документов, подготовка и порядок их передачи в архив

таможенного органа

11.4.1. Комплектование архива таможенного органа — это систематическое пополнение его документами структурных подразделений и другими документами, предусмотренными положением об архиве таможенного органа.

11.4.2. В архив таможенного органа в соответствии с положением о нем передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу через три года после их завершения в делопроизводстве; передача производится только по описям дел.

11.4.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив таможенного органа не подлежат. Они хранятся в структурном подразделении и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

11.4.4. Передача дел в архив таможенного органа осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с начальниками структурных подразделений, передающих документы, и утвержденному начальником таможенного органа.

11.4.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив таможенного органа лицом, ответственным за работу архива таможенного органа, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел таможенного органа. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должностные лица структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

11.4.6. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за работу архива таможенного органа, в присутствии ответственного за ведение делопроизводства структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за работу архива таможенного органа, и лица, передавшего дела.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив таможенного органа ответственными за ведение делопроизводства структурных подразделений.

11.4.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения передача дел и документов осуществляется в порядке, установленном в пункте 18.5 Типовой инструкции.

XII. Обеспечение сохранности документов архива

таможенного органа

12.1. Система мер обеспечения сохранности документов

12.1.1. Организация хранения документов — система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием.

12.1.2. Для обеспечения сохранности документов в архиве таможенного органа должен осуществляться комплекс мер по:

организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения архивохранилищ; средства хранения документов, охраны и безопасности хранения, климатического контроля и т.п.);

созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

12.1.3. Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив таможенного органа, их хранении и передаче документов на постоянное хранение.

12.2. Требования к зданиям и помещениям архива

таможенного органа

12.2.1. Архив таможенного органа должен размещаться в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов таможенных органов должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.

12.2.2. При отсутствии специального помещения для архива таможенного органа выделяется приспособленное помещение в административном здании таможенного органа. Размещение в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.

Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

12.2.3. Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений, а также помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.

12.2.4. К помещениям основного назначения архива таможенного органа относятся:

архивохранилища для хранения документов;

помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);

рабочие комнаты должностных лиц (работников) архива таможенного органа.

Допускается многофункциональность отдельных помещений с выделением перегородками основных и вспомогательных участков.

12.2.5. Архивохранилища должны размещаться в изолированных помещениях.

Помещения архивохранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в архивохранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2 — 3-кратный воздухообмен в час.

12.2.6. Электропроводка в архивохранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки — герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники должны располагаться вне помещений архивохранилищ.

12.2.7. Отделка помещений архивохранилищ проводится с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения должны применяться нейтральные, безопасные для документов вещества.

12.2.8. В архивохранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.

12.3. Режимы хранения документов

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

12.3.1. Световой режим

12.3.1.1. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

12.3.1.2. Освещение в архивохранилищах может быть естественным и искусственным.

12.3.1.3. Естественное освещение в архивохранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т.п.

12.3.1.4. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

12.3.1.5. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола — 20 — 50 лк (люкс), на рабочих столах — 100 лк (люкс).

12.3.2. Температурно-влажностный режим

12.3.2.1. В помещениях архивохранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов — температура 17 — 19 °C, относительная влажность воздуха 50 — 55%; для пленочных материалов — черно-белых (15 °C и 40 — 55%) и цветных (2 — 5 °C и 40 — 55%).

12.3.2.2. Резкие колебания температуры и влажности в архивохранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 — 90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение архивохранилищ, устранение причин повышения влажности).

12.3.2.3. Температурно-влажностный режим в архивохранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях — один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом — два раза в неделю, при нарушениях режима хранения — ежедневно.

12.3.2.4. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещаются в главном проходе на стеллаже вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

12.3.3. Санитарно-гигиенический режим

12.3.3.1. Помещения архива таможенного органа должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.

12.3.3.2. В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

12.3.3.3. Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.