Приложение №3-23
ФОРМА
АКТА ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ ФОНДА
Управление УТВЕРЖДАЮ
Федеральной службы государственной Руководитель Управления
регистрации, кадастра и картографии
по Москве Подпись Расшифровка подписи
Дата
АКТ N ____________
от «___» __________ 2015 г.
проверки, наличия и состояния дел
(постоянного, временного
хранения, по личному составу)
Фонд N _______
Основание _________________________________________________________________
(плановая проверка, перемещение документов, стихийное
бедствие и т.д.)
Составлен комиссией:
Председатель комиссии _____________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: ___________________________________________________________
(наименование должностей, фамилии, инициалы)
Проверка проводилась с _________ по _________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям: _________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЦЭПК Главархива Москвы,
______________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии ______________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЦЭПК Главархива Москвы,
______________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
3.1. Не учтенных в итоговых записях описей _______________________ дел.
(цифрами и прописью)
3.2. Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей
________________________ дел.
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
4.1. Не учтенных в итоговых записях описей _______________________ дел.
(цифрами и прописью)
4.2. Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей
________________________ дел.
(цифрами и прописью)
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам,
______________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)
______________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи
______________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в
наличии
______________________________________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
из них:
8.1. Требующих дезинфекции _______________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.2. Требующих дезинсекции _______________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.3. Требующих реставрации _______________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.4. Требующих переплета и подшивки ______________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.5. Требующих восстановления затухающих текстов _________________ дел.
(цифрами
и прописью)
8.6. Неисправимо поврежденных ____________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.7. Требующих технической обработки _____________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.8. Выдано во временное пользование _____________________________ дел.
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов.
Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.
Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N …).
Проверку проводили:
Наименование должностей (подписи) Ф.И.О.
«___» ___________ 2015 г.
Приложение 14
к Порядку организации и ведения
архивного дела в Управлении
Федеральной службы государственной
регистрации, кадастра и картографии
по Москве, утвержденному приказом
от 3 марта 2015 г. N 53
ПАСПОРТА АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ УПРАВЛЕНЧЕСКУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ
Кому представляется _______________________________________________________
(наименование и адрес получателя)
___________________________________________________________________________
Кем представляется ________________________________________________________
(наименование и адрес
___________________________________________________________________________
отчитывающейся организации)
___________________________________________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)
ПАСПОРТ
архива организации, хранящей управленческую документацию
на 1 декабря 20__ года
1. Общие сведения
Код строки | Количество фондов | Площадь архивохранилища (кв. м) | Загруженность архивохранилища (%) |
А | 1 | 2 | 3 |
101 |
2. Сведения о документах
Показатели | Код строки | Количество единиц хранения | ||||||||
Всего | Крайние даты | Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения | Хранится сверх установленного срока | Образуется в год дел | ||||||
Начальная | Конечная | |||||||||
Всего | Крайние даты | |||||||||
Начальная | Конечная | |||||||||
А | Б | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | |
Постоянного хранения | 201 | |||||||||
По личному составу | 202 |
3. Кадры Условия хранения документов (нужное
подчеркнуть):
┌───────┬────────────┐ — Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое,
│Код │Количество │ темное.
│строки │штатных │ — Отопление: центральное, печное, отсутствует.
│ │работников │ — Стеллажи: металлические, деревянные,
│ │ │ комбинированные, нет.
├───────┼────────────┤ — Шкафы: металлические, деревянные;
│301 │ │ отсутствуют.
└───────┴────────────┘
— Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.
— Читальный зал: есть, нет.
— Температурно-влажностный режим: соблюдается,
не соблюдается.
Руководитель организации,
предприятия (подпись) Ф.И.О.
Фамилия и телефон исполнителя
Приложение 15
к Порядку организации и ведения
архивного дела в Управлении
Федеральной службы государственной
регистрации, кадастра и картографии
по Москве, утвержденному приказом
от 3 марта 2015 г. N 53
Начальник (наименование Начальник отдела
передающего отдела) общего обеспечения
Управления Федеральной Управления Федеральной
службы государственной службы государственной
регистрации, кадастра регистрации, кадастра
и картографии по Москве и картографии по Москве
_________________ Ф.И.О. ________________ Ф.И.О.
(подпись) (подпись)
«___» __________ 2015 г. «___» _________ 2015 г.
от «___» __________ 2015 г.
приема-передачи документов
на архивное хранение
В связи с истечением срока хранения документов отдел (наименование
передающего отдела) передает, а отдел общего обеспечения принимает на
архивное хранение документы за … годы:
N п/п | Индекс и N дела по номенклатуре | Наименование дел | Крайние даты | Кол-во дел | Примечания |
Итого принято:
Сдал:
ответственное лицо
за сдачу документов (подпись) Ф.И.О.
Принял:
ответственное лицо
за прием документов (подпись) Ф.И.О.
«___» ____________ 2015 г.