Приложение №3 к Приказу об организации работы архива федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии

Порядок

ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок разработан в целях оказания методической помощи структурным подразделениям центрального аппарата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (далее — структурные подразделения) при подготовке и передаче дел в архив Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (далее — Архив).

1.2. Порядок распространяется на дела с несекретными документами и документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

1.3. Перечень дел, передаваемых в Архив, определяется номенклатурой дел Росреестра, а также Положением об Архиве.

1.4. Подготовка документов к передаче в Архив включает проведение экспертизы ценности документов, вошедших в дела в процессе их формирования, оформление дел, составление описей дел.

2. Экспертиза ценности документов, включенных в дела

в процессе их формирования

2.1. Экспертиза ценности документов, включенных в дела в процессе их формирования, при подготовке дел для передачи в Архив заключается в проверке надлежащего оформления и полноты формирования дел, законченных делопроизводством, а также соответствия сроков хранения документов и дела.

2.2. Экспертиза ценности документов проводится сотрудниками Росреестра, входящими в состав Центральной экспертной комиссии Росреестра, путем полистного просмотра дел.

2.3. При проведении экспертизы подлежат изъятию из дела не относящиеся к нему документы, а также черновики, проекты, размноженные копии документов, личные записи. В дело включается по одному экземпляру каждого документа.

2.4. Документы внутри дела располагаются в логической или хронологической последовательности решения вопроса. Наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов в делах, сдаваемых в Архив.

2.5. В дела с перепиской документы подшиваются по дате инициативного (исходящего или входящего) документа. При этом ответный (входящий или исходящий) документ помещается после инициативного.

2.6. Формирование дел с документами, над которыми работало несколько структурных подразделений, оформление и передача их в Архив осуществляются тем структурным подразделением, которое является ответственным исполнителем по данному вопросу.

2.7. Приложение к документу должно быть помещено в дело вместе с документом, к которому оно относится. В случае отсутствия приложения на обороте последнего листа документа необходимо сделать отметку о причине его отсутствия или указать его местонахождение.

Допускается подшивка в отдельное дело приложения, если объем документа и приложения к нему превышает 200 листов.

2.8. Формирование личных дел государственных гражданских служащих и лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами о порядке ведения личных дел.

3. Оформление дел

3.1. Оформление дел включает в себя комплекс работ по их обработке и проводится сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурном подразделении.

3.2. Дела, передаваемые в Архив, подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает:

нумерацию листов в деле (подпункт 3.2.1);

составление внутренней описи документов дела (подпункт 3.2.2);

подшивку дела (подпункт 3.2.3);

составление листа-заверителя (заверительной надписи) дела (подпункт 3.2.4);

оформление обложки дела (подпункт 3.2.5).

3.2.1. Нумерация листов в деле осуществляется в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в деле.

Объем каждого дела не должен превышать 200 листов.

Чистый лист, который подшивается в начале дела перед внутренней описью, и лист-заверитель (последний лист дела) не нумеруются. Нумерация начинается с первого листа первого документа, расположенного после внутренней описи, подшитого в дело, на котором проставляется цифра «1».

Все листы дела (в том числе и нестандартные, например с резолюциями) нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа арабскими цифрами валовой (последовательной) нумерацией.

Нельзя нумеровать листы чернилами и цветными карандашами. Нестандартные большие (сложенные) листы разворачиваются и нумеруются также в правом верхнем углу (нельзя проставлять номер на обороте листа). Если текст документа расположен с двух сторон листа, то нумеруется лист, а не страница документа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно, то есть нумерация в каждом томе начинается с листа 1.

В случае пропуска номеров листов (не более двух) при нумерации допускается употребление литерных номеров (с добавлением буквы). Например: в деле после листа 10 перед листом 11 один лист оказался непронумерованным. В таком случае этот лист будет иметь литерный номер 10а. Если один номер ошибочно повторился на нескольких листах, то второй и последующий листы будут иметь литерные номера. Например: после листа 10 пронумерованы два листа подряд под номером 11, следовательно второй лист будет литерный — 11а.

3.2.2. Для учета и поиска документов в деле составляется внутренняя опись, в которую включаются сведения о документе или группе документов по одному вопросу.

Внутренняя опись печатается на одной стороне листа (без оборота) и помещается в начале дела после чистого листа. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию. Номера листов (второй и последующий) проставляют посередине верхнего поля листа.

Внутренняя опись составляется по установленной форме и содержит графы со сведениями о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках, номерах листов дела, на которых расположен документ, об ответственных за формирование и оформление дела (Приложение N 1 к настоящему Порядку).

В графе 1 арабскими цифрами указывается порядковый номер документа.

В графе 2 указывается индекс документа, то есть регистрационный номер (входящий или исходящий).

В графе 3 указывается дата регистрации документа, которая оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами (например: дата 3 января 2004 года пишется 03.01.2004).

В графе 4 указывается заголовок документа. Если в документе есть заголовок, то он переносится во внутреннюю опись, если он отсутствует, то составляется аннотация, отражающая основное содержание документа.

В графе 5 указываются номера первого и последнего листов документа в деле через тире (например: 3 — 5).

В графу 6 вносятся примечания к документу, если они имеются (например: ДСП или пишется слово «Копия» (без кавычек).

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество включенных в нее документов (последний порядковый номер графы 1) и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается сотрудником, ответственным за оформление дела, с указанием должности, инициалов, фамилии, даты составления описи, а для дел контрольных мероприятий — также и ответственным за формирование дела сотрудником (ответственный за полный состав документов в деле и их систематизацию).

Ниже указанных подписей ставится штамп со словом «В дело», на котором расписывается начальник структурного подразделения.

3.2.3. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку двумя шнурками. Для прокола дырок можно использовать как дырокол на четыре прокола, так и два больших дырокола с регуляторами. В одном дыроколе устанавливается регулятор для прокола двух верхних дырок, в другом — для двух нижних дырок.

Дырки на листах дела должны соответствовать дыркам на гребешках (выступы с дырками) обложки. Затем один шнурок последовательно протягивается в две верхние дырки левого гребешка обложки, листов дела и правого гребешка, а второй шнурок последовательно протягивается в две нижние дырки левого гребешка обложки, листов дела и правого гребешка обложки. Каждый шнурок завязывается на узел и бант.

На обороте последнего листа последнего документа последнего тома дела проставляется штамп с надписью «В архив», на котором расписывается начальник структурного подразделения.

3.2.4. Для фиксации количества листов в деле и особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела на отдельном листе-заверителе (Приложение N 2 к настоящему Порядку), подшиваемом в конце дела.

В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» (плюс) количество листов внутренней описи.

Если в деле есть литерные и пропущенные листы, то их номера (а не их количество) указываются в заверительной надписи. Литерные листы добавляются к номеру последнего листа дела, пропущенные при нумерации листы отнимаются, а в листе-заверителе указывается фактическое количество листов дела. Например: в деле листы пронумерованы и последний лист дела 215. При этом в деле есть литерные листы 10а, 106а и пропущен лист 150. Фактически в деле находится 215 плюс два литерных листа минус один пропущенный лист, всего 216 листов.

Заверительная надпись делается и подписывается лицом, ответственным за оформление дела, с указанием его должности, инициалов и фамилии, а также даты составления. При необходимости указываются особенности физического состояния и формирования дела (наличие крупноформатных листов, повреждений и т.д.).

В заверительную надпись исправления вносить нельзя.

3.2.5. Обложка оформляется по установленной форме (Приложение N 3 к настоящему Порядку). На обложке дела указываются: наименование организации (учреждения); наименование структурного подразделения центрального аппарата Росреестра; индекс (номер) дела; номер тома; заголовок дела; даты дела (начато, окончено); количество листов в деле; срок хранения дела; исполнитель и делопроизводитель.

Наименование организации (учреждения) указывается полностью (без сокращений) в именительном падеже.

Наименование структурного подразделения указывается полностью в именительном падеже в соответствии со структурой и штатным расписанием, утвержденным приказом Росреестра, действовавшим в том году, за который дела сдаются в Архив.

Индекс дела переносится из номенклатуры дел.

Номер тома указывается только в случае, если дело состоит из нескольких томов.

Заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел. При необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.д.).

При оформлении дат дела (начато, окончено) проставляются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего (первого) и самого позднего (последнего) документов, включенных в дело.

Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке указываются крайние даты каждого тома.

При обозначении дат дела указываются последовательно число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом, например: 10 ноября 2000 г.

Количество листов в деле переносится из заверительной надписи.

Срок хранения переносится из номенклатуры дел.

На обложке указываются фамилия и инициалы исполнителя — сотрудника, ответственного за формирование дела, и делопроизводителя — сотрудника, ответственного за оформление дела.

Надписи на обложке следует производить четко, черными светостойкими чернилами или черной тушью.

4. Составление описей дел

4.1. На дела, подготовленные для передачи в Архив, после их оформления составляются описи дел раздельно по каждому году. На дела постоянного и временного хранения, на личные дела описи составляются отдельно.

4.2. Перед внесением дел в опись проверяется соответствие количества оформленных дел для сдачи в Архив количеству заведенных дел по номенклатуре дел структурного подразделения. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, принимаются меры по их розыску.

На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается начальником структурного подразделения центрального аппарата Росреестра и передается вместе с описью в Архив.

4.3. Описи дел составляются в двух экземплярах сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурном подразделении.

4.4. Описи дел составляются по установленной форме (Приложение N 4 к настоящему Порядку) с соблюдением следующих требований:

дела в описи располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, и если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

порядок нумерации дел в описи — валовый (последовательный) за несколько лет.

4.5. Номер описи устанавливается Архивом.

4.6. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, фамилии, инициалов и утверждается начальником структурного подразделения.

4.7. Ниже подписи составителя указываются ответственные лица, сдавшие и принявшие дела в Архив.

5. Передача дел в Архив

5.1. При передаче дел в Архив один экземпляр описи дел передается вместе с делами в Архив, второй остается в структурном подразделении.

5.2. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленному Административным управлением и утвержденному руководителем Росреестра.

Приложение N 1

к Порядку подготовки и передачи

дел в архив Федеральной службы

государственной регистрации,

кадастра и картографии

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела N ______

Итого __________________________________________________________ документов

                         (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _________________________________ листов

                                         (цифрами и прописью)

Наименование должностного лица,      ______________________________________

составившего внутреннюю опись        (подпись) (расшифровка подписи) (дата)

Приложение N 2

к Порядку подготовки и передачи

дел в архив Федеральной службы

государственной регистрации,

кадастра и картографии

                        Лист-заверитель дела N ___

В деле подшито и пронумеровано ___________________________________ лист(ов)

                                       (цифрами и прописью)

В том числе: литерные листы ___________ пропущенные номера _______________

+ листов внутренней описи ________________________________

                                (цифрами и прописью)

Наименование должностного лица ________________________________________

                               (подпись)  (расшифровка подписи)  (дата)

Приложение N 3

к Порядку подготовки и передачи

дел в архив Федеральной службы

государственной регистрации,

кадастра и картографии

              Федеральная служба государственной регистрации,

                          кадастра и картографии

                                                         ┌────────────────┐

                                                         │Ф.  N _________ │

                                                         │Оп. N _________ │

                                                         │Д.  N _________ │

                                                         └────────────────┘

                ___________________________________________

                   (название структурного подразделения)

          ДЕЛО N _______ ТОМ N ________ _________________________

                                            (заголовок дела)

    Начато ___________                                  Окончено __________

                                        На ____ листах

                                                   Срок хранения: _________

    Исполнитель __________ Ф.И.О.      Делопроизводитель ___________ Ф.И.О.

┌────────────────┐

│Ф.  N _________ │

│Оп. N _________ │

│Д.  N _________ │

└────────────────┘

Приложение N 4

к Порядку подготовки и передачи

дел в архив Федеральной службы

государственной регистрации,

кадастра и картографии

              Федеральная служба государственной регистрации,

                          кадастра и картографии

                 _________________________________________

                 (наименование структурного подразделения)

                                                           УТВЕРЖДАЮ

                                                   Начальник структурного

                                                 подразделения центрального

                                                    аппарата Росреестра

                                                 __________________________

                                                          (подпись)

                                                 __________________________

                                                           (дата)

                         Опись N 11 (продолжение)

                   дел постоянного хранения за 2014 год