10 типичных ошибок при составление описи в архиве

Опись дел в архиве служит базой для формирования других элементов справочной системы – каталогов, путеводителей, указателей или обзоров. Именно поэтому качество и безошибочность составления описи – определяющие параметры ее создания.

Обязательные данные в описи:

• порядковый номер дела;
• индекс дела;
• заголовок дела;
• дата дела;
• количество листов;
• срок хранения. 

Неверный заголовок

Заголовок дела должен вноситься в опись архива в полном соответствии с официально принятой схемой систематизации, которая основывается на номенклатуре дел. Каждое дело в описи для сдачи в архив должно иметь самостоятельный порядковый номер. Если дело включает в себя несколько частей или томов, то каждая из них должна быть внесена в опись под отдельным номером.

Ошибки в графах

Графы описи должны быть заполнены в точном соответствии с той информацией, которая вынесена на обложку дела. Если в опись архива вносится подряд несколько дел, имеющих одинаковые заголовки, то полностью следует писать только заголовок первого дела. Все остальные дела озаглавливаются словами «То же».

Отметки в графе «Примечания»:

• о приеме или передаче дел;
• об особенностях физического состояния дела;
• о наличии копий и т.д.

Опись документов в архив должна быть систематизирована по хронологии, а внутри самой хронологии – по структуре учреждения.

Документы должны располагаться в следующем порядке:

• приказы по личному составу;
• личные карточки;
• трудовые договоры;
• расчетные платежные ведомости и лицевые счета;
• реестры о доходах физических лиц.

Неверное составление итоговой записи

Опись документов, передаваемых в архив, должна оканчиваться итоговой записью. В ней указывается количество дел, их первый и последний порядковые номера, а также наличие литерных или пропущенных номеров.

Ошибки при заверении

Опись для сдачи в архив должна быть подписана ее составителем с указанием наименования его должности и утверждена руководителем структурного подразделения. Очевидно, что для составления описи архива необходим большой опыт и высокая квалификация архивиста. Это не просто перепись документов, а объемный труд, требующий глубоких знаний. Поэтому при попытках самостоятельного выполнения описи документов неизбежны ошибки, которые в будущем могут привести к нежелательным последствиям.

Не экономьте на архивистах

Во избежание таких ошибок лучше всего воспользоваться помощью профессионалов архивной компании. Их богатый практический опыт и обширные знания станут гарантией того, что вся ваша документация будет храниться в полном соответствии с требованиями законодательства. Правильная опись дел в архиве послужит вам отличным подспорьем в работе.