Услуги по оцифровке и обработке документов юридическим и физическим лицам с 1997 года
+7 (495) 410-03-93
Заявка Online Наши услуги

10 типичных ошибок при составление описи в архиве

Опись дел в архиве служит базой для формирования других элементов справочной системы – каталогов, путеводителей, указателей или обзоров. Именно поэтому качество и безошибочность составления описи – определяющие параметры ее создания.

Обязательные данные в описи:

  • порядковый номер дела;
  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • дата дела;
  • количество листов;
  • срок хранения. 

Неверный заголовок

Заголовок дела должен вноситься в опись архива в полном соответствии с официально принятой схемой систематизации, которая основывается на номенклатуре дел. Каждое дело в описи для сдачи в архив должно иметь самостоятельный порядковый номер. Если дело включает в себя несколько частей или томов, то каждая из них должна быть внесена в опись под отдельным номером.

Ошибки в графах

Графы описи должны быть заполнены в точном соответствии с той информацией, которая вынесена на обложку дела. Если в опись архива вносится подряд несколько дел, имеющих одинаковые заголовки, то полностью следует писать только заголовок первого дела. Все остальные дела озаглавливаются словами «То же».

Отметки в графе «Примечания»:

  • о приеме или передаче дел;
  • об особенностях физического состояния дела;
  • о наличии копий и т.д.

Опись документов в архив должна быть систематизирована по хронологии, а внутри самой хронологии – по структуре учреждения.

Документы должны располагаться в следующем порядке:

  • приказы по личному составу;
  • личные карточки;
  • трудовые договоры;
  • расчетные платежные ведомости и лицевые счета;
  • реестры о доходах физических лиц.

Неверное составление итоговой записи

Опись документов, передаваемых в архив, должна оканчиваться итоговой записью. В ней указывается количество дел, их первый и последний порядковые номера, а также наличие литерных или пропущенных номеров.

Ошибки при заверении

Опись для сдачи в архив должна быть подписана ее составителем с указанием наименования его должности и утверждена руководителем структурного подразделения. Очевидно, что для составления описи архива необходим большой опыт и высокая квалификация архивиста. Это не просто перепись документов, а объемный труд, требующий глубоких знаний. Поэтому при попытках самостоятельного выполнения описи документов неизбежны ошибки, которые в будущем могут привести к нежелательным последствиям.

Не экономьте на архивистах

Во избежание таких ошибок лучше всего воспользоваться помощью профессионалов архивной компании. Их богатый практический опыт и обширные знания станут гарантией того, что вся ваша документация будет храниться в полном соответствии с требованиями законодательства. Правильная опись дел в архиве послужит вам отличным подспорьем в работе.

Подробнее о наших услугах и архивном деле, Вы можете уточнить у наших менеджеров по телефону:
в Москве: +7 (495) 410-03-93

Наши услуги

Решения для отраслей