Архивирование документов в организации

Документы, вышедшие из текущего документооборота, подлежат архивированию. Поэтому архивирование документов в организации — важный и неизбежный процесс. Для того чтобы избежать ошибок при его выполнении, разумнее всего обратиться за помощью к профессионалам. Это поможет сэкономить время и гарантирует грамотную обработку документации.

Особенности архивирования документов

Архивированию подлежат все документы, относящиеся к прошедшим календарным периодам. Это значит, что сделки по ним уже закрыты, отчётность сдана, а сами они не используются в актуальном документообороте. При архивировании документов в организации важно знать особенности и сроки хранения разных категорий бумаг. Так, документы по личному составу, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет, ранее — 75 лет.

Основные этапы архивирования документов:

• Экспертиза ценности документов. Важный этап, который помогает определить, какие документы подлежат хранению, а какие можно уничтожить.
• Формирование дел. Дела составляются по определённому порядку, который зафиксирован законодательно.
• Нумерация листов. Когда дело сформировано и подшито, необходимо пронумеровать все листы, включая приложения и справки.
• Архивная опись. Это процесс систематизации дел в архиве с описанием их содержания для удобного поиска.
• Переплёт и оформление. Дела в архиве сшиваются в твёрдый переплёт, а на обложке помещаются шифры, штампы и основная информация.

Документы, не подлежащие хранению, ликвидируются в установленном порядке. При необходимости все дела переводятся в электронный вид, что значительно удобнее для хранения и использования.

Архивирование документов при ликвидации организации

В отличие от действующей организации, при ликвидации архивированию подлежат все документы, когда-либо созданные за период деятельности компании. Это необходимо делать как небольшим фирмам, так и крупным предприятиям. Процесс обработки документации тот же, но он распространяется не только на документацию за прошедшие календарные периоды, но и за текущий. После архивной обработки дела передаются на хранение в госархив по месту регистрации организации. При этом важно грамотно обработать дела, чтобы не было проблем со сдачей их в архив. Только после того, как все документы будут переданы на архивное хранение, возможно закончить процедуру ликвидации организации. Поэтому столь важный процесс лучше доверять профессионалам.