Архивирование документов в организации - Седьмая печать
Услуги по оцифровке и обработке документов юридическим и физическим лицам с 1997 года
+7 (495) 410-03-93
Заявка Online Наши услуги

Архивирование документов в организации

Документы, вышедшие из текущего документооборота, подлежат архивированию. Поэтому архивирование документов в организации — важный и неизбежный процесс. Для того чтобы избежать ошибок при его выполнении, разумнее всего обратиться за помощью к профессионалам. Это поможет сэкономить время и гарантирует грамотную обработку документации.

Особенности архивирования документов

Архивированию подлежат все документы, относящиеся к прошедшим календарным периодам. Это значит, что сделки по ним уже закрыты, отчётность сдана, а сами они не используются в актуальном документообороте. При архивировании документов в организации важно знать особенности и сроки хранения разных категорий бумаг. Так, документы по личному составу, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет, ранее — 75 лет.

Основные этапы архивирования документов:

  • Экспертиза ценности документов. Важный этап, который помогает определить, какие документы подлежат хранению, а какие можно уничтожить.
  • Формирование дел. Дела составляются по определённому порядку, который зафиксирован законодательно.
  • Нумерация листов. Когда дело сформировано и подшито, необходимо пронумеровать все листы, включая приложения и справки.
  • Архивная опись. Это процесс систематизации дел в архиве с описанием их содержания для удобного поиска.
  • Переплёт и оформление. Дела в архиве сшиваются в твёрдый переплёт, а на обложке помещаются шифры, штампы и основная информация.

Документы, не подлежащие хранению, ликвидируются в установленном порядке. При необходимости все дела переводятся в электронный вид, что значительно удобнее для хранения и использования.

Архивирование документов при ликвидации организации

В отличие от действующей организации, при ликвидации архивированию подлежат все документы, когда-либо созданные за период деятельности компании. Это необходимо делать как небольшим фирмам, так и крупным предприятиям. Процесс обработки документации тот же, но он распространяется не только на документацию за прошедшие календарные периоды, но и за текущий. После архивной обработки дела передаются на хранение в госархив по месту регистрации организации. При этом важно грамотно обработать дела, чтобы не было проблем со сдачей их в архив. Только после того, как все документы будут переданы на архивное хранение, возможно закончить процедуру ликвидации организации. Поэтому столь важный процесс лучше доверять профессионалам.




Готовы заказать или остались вопросы?

Оставьте заявку или уточните у наших менеджеров по телефону : +7 (495) 410-03-93





    Нажимая кнопку «Отправить заявку», вы даете согласие на обработку персональных данных.