Архивирование кадровых документов организации

Законодательство в области делопроизводства устанавливает длительные сроки хранения кадровых документов — приказов о приёме сотрудников на работу, премировании, повышении квалификации и других. Так, документация по личному составу хранится в течение 75 лет с момента увольнения. Во избежание штрафных санкций нужно правильно подготовить документы к архивному хранению, соблюдая при этом нормативные требования. Воспользуйтесь услугами компании «Седьмая печать», и вам не придётся изучать отраслевое законодательство — мы выполним архивирование кадровых документов в полном соответствии с действующими правилами.

Какие документы считаются кадровыми?

«Перечень типовых управленческих документов…», утверждённый Росархивом в 2010 году, предписывает организовывать архивное хранение:

• документов, касающихся кадрового обеспечения — о приёме сотрудников на работу, их переводах и увольнениях, повышении квалификации и профессиональной подготовке;
• документации, создаваемой при реализации трудовых отношений — о тарификации и награждении сотрудников, организации и охране труда.

Как выполняется архивирование кадровых документов?

В первую очередь экспертная комиссия, состав которой утверждён руководителем организации, проводит экспертизу документации. Определяются сроки хранения бумаг, находящихся в документообороте. Формируются дела, подлежащие передаче на архивное хранение. Оформляются титульные листы, документы сшиваются и нумеруются, на дела наклеиваются заверительные надписи.

При формировании дел соблюдаются определённые правила. Объединяются кадровые документы с одинаковыми сроками хранения, имеющие схожее содержание (например, приказы о приёме на работу).

Составляется опись, в которую включаются сведения о делах, подготовленных к передаче на архивное хранение.

Взаимодействие с архивами

Дальнейшие действия при архивировании кадровых документов зависят от статуса организации:

• при ликвидации или банкротстве компании документация подлежит передаче на хранение в государственный или муниципальный архив (с учётом подведомственности). Взаимодействие с ним строится по установленным им правилам;
• если компания продолжает деятельность, сформированные дела передаются на хранение во внутренний архив. Приоритетными в данном случае являются правила, по которым он функционирует. Ещё один вариант — передача дел на платное депозитарное хранение в нашу компанию. Выбрав его, вы освободите офисные площади и получите уверенность в длительной сохранности всех переданных нам документов.