Аутсорсинг архивариусов: только плюсы и никаких минусов

Наша команда готова взять на себя обязательства по организации, ведению и поддержанию стабильной работы архива документации. Аутсорсинг архивариусов предполагает передачу клиентом всего или частичного спектра работ сотрудникам нашей компании. Услуга может быть, как разовой или периодической, так и оказываться на постоянной основе. Условия сотрудничества прописываются в договоре и соблюдаются на 100%.

В чем заключаются преимущества аутсорсинга архивариусов

Передача архива на аутсорсинг часто имеет характер абонентского обслуживания. Преимущества такого решения очевидны:

• сокращаются траты на обслуживание и хранение документации;
• освобождается место в офисе для выполнения других задач;
• снижается непрофильная нагрузка на сотрудников фирмы, повышается эффективность труда;
• гарантированно соблюдаются не только сроки хранения документов, но и требования актуального законодательства РФ.

Оказывая услуги по аутсорсингу архивариусов, нами строго соблюдаются вопросы конфиденциальности. Полученная информация ни при каких условиях не передается третьим лицам. При этом обеспечивается быстрый доступ к необходимым документам при первом же запросе клиента.

Распространенная схема передачи архива на удаленное обслуживание

Сотрудники нашей компании уже много лет придерживаются эффективной схемы приема документации на аутсорсинг. Некоторые этапы корректируются, исходя из ситуации, но приблизительный алгоритм такой:

• Систематизация документов, маркировка, опись, упаковка.
• Внесение информации в базу данных, размещение бумаг в архиве.
• Ответственное хранение в специально оснащенном хранилище.
• Отбор документов с истекшим сроком хранения.
• Подготовка архивных справок и актов по уничтожению документов по запросу.

Аутсорсинг архивариусов предполагает и ведение профессиональной консультативной деятельности. Менеджер компании расскажет по телефону или при личной встрече о том, как организовывается архив, какие условия создаются для правильного хранения документации, что включает в себя архивная обработка документов, каким образом оптимизируются эти и другие процессы.

Передать архив на аутсорсинг просто: для этого достаточно связаться с представителем нашей архивной компании и детально описать задачу, которая требует решения.