Автоматизация обработки документов: что важно знать

Работа любой организации подразумевает создание и хранение большого количества документов: какие-то бумаги нужно хранить пять лет, а какие-то все 50. При этом к хранению документации предъявляются определенные требования — какой-нибудь из внутренних и архивных документов может потребоваться в любой момент, соответственно, нужно суметь его найти: среди тысяч других бумаг это может быть непросто. Грамотно выполненная автоматизация обработки документов в подобных вопросах может очень выручить.

То нам дает автоматизация обработки документов

Какие процессы в сфере документооборота, архивного хранения способна оптимизировать автоматизация обработки документов? Например настройка системы документооборота компании в зависимости от жизненного цикла бумаги, начиная от создания дела и его движения, заканчивая сдачей в архив и уничтожением после окончания срока его хранения. Так же снижение трудозатрат работников, участвующих в документообороте, архивистов почти по всем направлениям, начиная от поиска и учета, заканчивая экспертизой ценности и контролем использования документов.

Повышение качества и эффективности работы персонала

Автоматизация обработки документов дает возможность гибкого ведения внутренних и архивных справочников. Достаточно один раз создать справочник, введя в него всю информацию о документах, делах. В будущем нужно будет лишь корректировать и дополнять информацию в учетном регистре. Так же расширение возможностей доступа к информации — любой нужный документ можно будет найти в кратчайшие сроки, при этом персонал при поиске будет задействован минимально. Автоматизация обработки документов сводит практически к нулю риск ошибок вследствие человеческого фактора.

Обращайтесь к профессионалам

Говоря о минусах автоматизации обработки документов, можно отметить разве что наличие финансовых и временных издержек на этапе внедрения новой системы документооборота, архивного хранения. Но если на этом этапе привлечь профессионалов, издержки будут сведены к минимуму и в скором времени окупятся. Наша компания предлагает большой спектр услуг, связанных с архивной обработкой документов, что повышает эффективность работы с документацией. У нас работают высококвалифицированные опытные специалисты, в распоряжении которых современное оборудование, что позволяет нам решать задачи любого уровня сложности, в том числе, мы выполним работы по автоматизации обработки документов. Сотни наших клиентов уже убедились, что нам можно доверять, присоединяйтесь!