Частный архивариус или архивная компания: что выгоднее?
На рынке архивных услуг можно встретить множество предложений: как от компаний, так и от частных архивариусов. При выборе стоит взвесить все «за» и «против» по отношению работы и тех, и других. Один из таких аспектов — вопрос расчётов и выгода.
В чём заключается работа архивариуса?
Вне зависимости от того, частный архивариус занимается организацией архива или компания, действия, как правило, идентичны. Услуги состоят из следующих этапов:
- сортировка документов по важности;
- архивирование или уничтожение документов (в связи со сроком давности или не подлежащих архивированию);
- оцифровка всей документации;
- формирование электронного архива.
Вся эта работа требует от архивариуса понимания бизнес-процессов компании. Также важно предлагать способы оптимизации документооборота, которые сделают его проще, доступнее и быстрее.
Но и этим услуги архивариуса не ограничиваются. Специалист также отвечает за сохранность и безопасность архива на протяжении всего периода хранения.
У кого выгоднее заказать услугу?
Теперь, когда имеется представление о том, в чём заключается работа архивариуса, разберёмся в вопросе выгоды. Где лучше заказать услугу: у частного архивариуса или профильной организации.
При расчёте за услуги у частных архивариусов можно столкнуться со следующими трудностями:
- Высокая цена на услуги. Как правило, она обусловлена тем, что один человек может одновременно вести ограниченное количество архивов.
- Ограничение возможностей оплаты. Частному архивариусу невыгодно получать расчёт разными способами. Обычно это от одного до нескольких видов взаиморасчётов, которые могут не подходить многим компаниям.
- Нерегулярные платежи. Частный архивариус, как правило, работает по предоплате, может затребовать оплатить часть предстоящей работы в любой момент.
В противовес этим условиям организации предлагают более лояльные и выгодные:
- Конкурентоспособная цена: так как организация может вести неограниченное число архивов, нет смысла завышать цены на услуги.
- Компании, работающие с архивами, подключают максимальное количество способов оплаты услуг — от электронных денег до безналичного расчёта.
- Оплата выполняется строго по договору и только за фактически оказанные услуги.
Очевидно, что расчёт с организацией проще и выгоднее, чем с частным архивариусом. Именно поэтому всё больше предпринимателей отдают предпочтение специализированным компаниям для организации и ведения архивов.