Частный архивариус или архивная компания: что выгоднее?

На рынке архивных услуг можно встретить множество предложений: как от компаний, так и от частных архивариусов. При выборе стоит взвесить все «за» и «против» по отношению работы и тех, и других. Один из таких аспектов — вопрос расчётов и выгода.

В чём заключается работа архивариуса?

Вне зависимости от того, частный архивариус занимается организацией архива или компания, действия, как правило, идентичны. Услуги состоят из следующих этапов:

• сортировка документов по важности;
• архивирование или уничтожение документов (в связи со сроком давности или не подлежащих архивированию);
• оцифровка всей документации;
• формирование электронного архива.

Вся эта работа требует от архивариуса понимания бизнес-процессов компании. Также важно предлагать способы оптимизации документооборота, которые сделают его проще, доступнее и быстрее.

Но и этим услуги архивариуса не ограничиваются. Специалист также отвечает за сохранность и безопасность архива на протяжении всего периода хранения.

У кого выгоднее заказать услугу?

Теперь, когда имеется представление о том, в чём заключается работа архивариуса, разберёмся в вопросе выгоды. Где лучше заказать услугу: у частного архивариуса или профильной организации.

При расчёте за услуги у частных архивариусов можно столкнуться со следующими трудностями:

• Высокая цена на услуги. Как правило, она обусловлена тем, что один человек может одновременно вести ограниченное количество архивов.
• Ограничение возможностей оплаты. Частному архивариусу невыгодно получать расчёт разными способами. Обычно это от одного до нескольких видов взаиморасчётов, которые могут не подходить многим компаниям.
• Нерегулярные платежи. Частный архивариус, как правило, работает по предоплате, может затребовать оплатить часть предстоящей работы в любой момент.

В противовес этим условиям организации предлагают более лояльные и выгодные:

• Конкурентоспособная цена: так как организация может вести неограниченное число архивов, нет смысла завышать цены на услуги.
• Компании, работающие с архивами, подключают максимальное количество способов оплаты услуг — от электронных денег до безналичного расчёта.
• Оплата выполняется строго по договору и только за фактически оказанные услуги.

Очевидно, что расчёт с организацией проще и выгоднее, чем с частным архивариусом. Именно поэтому всё больше предпринимателей отдают предпочтение специализированным компаниям для организации и ведения архивов.